archivos contables
Páginas: 2 (277 palabras)
Publicado: 4 de octubre de 2014
3.3.2.1
ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS
Son aquellos documentos vigentes que tienen las empresas a la mano debido a su uso frecuente. En este archivo reposan los documentos generados en losprocesos de gestión administrativa. El tiempo de permanencia de la documentación en éste depende fundamentalmente del trámite y de las normas internas indicadas en las TRD, para luego decidir sutraslado al archivo central.
Los archivos se dividen en 3 clases: el archivo de gestión o administrativo, el archivo central y el archivo histórico.
ARCHIVO DE GESTION O ADMINISTRATIVOSe encarga de concentrar, ordenar, clasificar, catalogar, custodiar y conservar en buen estado los documentos que ingresan, así como brindar servicio de consulta únicamente al departamentoque generó la documentación de acuerdo con la reglamentación establecida al respecto.
ARCHIVO CENTRAL
Se define como una unidad que administra, custodia y conserva los documentos encualquier soporte con valor administrativo, legal, permanente e histórico que son transferidos por las diferentes oficinas de acuerdo con el informe de valoración emitido por la Dirección Generaldel Archivo Nacional, con el fin de brindar el servicio a los usuarios.
ARCHIVO HISTORICO
Es el que custodia y gestiona fondos documentales pertenecientes a la tercera etapa o edad delos documentos (con valor secundario y que deben conservarse permanentemente).
Para realizar la selección de los documentos de archivo es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:• Identificar el documento de archivo.
• Conocer el valor primerio y secundario de los documentos.
• Realizar un inventario documental.
• Evaluar y seleccionar los documentos dearchivo.
• Diferenciar las etapas del ciclo de vida de los documentos.
• Definir plazos precauciónales y elaborar una tabla de retención de los documentos que maneja la institución.
ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS
Son aquellos documentos vigentes que tienen las empresas a la mano debido a su uso frecuente. En este archivo reposan los documentos generados en losprocesos de gestión administrativa. El tiempo de permanencia de la documentación en éste depende fundamentalmente del trámite y de las normas internas indicadas en las TRD, para luego decidir sutraslado al archivo central.
Los archivos se dividen en 3 clases: el archivo de gestión o administrativo, el archivo central y el archivo histórico.
ARCHIVO DE GESTION O ADMINISTRATIVOSe encarga de concentrar, ordenar, clasificar, catalogar, custodiar y conservar en buen estado los documentos que ingresan, así como brindar servicio de consulta únicamente al departamentoque generó la documentación de acuerdo con la reglamentación establecida al respecto.
ARCHIVO CENTRAL
Se define como una unidad que administra, custodia y conserva los documentos encualquier soporte con valor administrativo, legal, permanente e histórico que son transferidos por las diferentes oficinas de acuerdo con el informe de valoración emitido por la Dirección Generaldel Archivo Nacional, con el fin de brindar el servicio a los usuarios.
ARCHIVO HISTORICO
Es el que custodia y gestiona fondos documentales pertenecientes a la tercera etapa o edad delos documentos (con valor secundario y que deben conservarse permanentemente).
Para realizar la selección de los documentos de archivo es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:• Identificar el documento de archivo.
• Conocer el valor primerio y secundario de los documentos.
• Realizar un inventario documental.
• Evaluar y seleccionar los documentos dearchivo.
• Diferenciar las etapas del ciclo de vida de los documentos.
• Definir plazos precauciónales y elaborar una tabla de retención de los documentos que maneja la institución.
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