Archivos de gestion

UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA-GRUPO ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS GUIA PARA LA ORGANIZACION DE LOS ARCHIVOS DE GESTION INTRODUCCION La presente Guía para la Organización de los Archivos de Gestión (tomada del Documento Modelo, del Archivo General de la Nación), tiene como fin disponer de una herramienta que permita desarrollar los procesos archivísticos propios de la primera fase de formación delarchivo, de una manera precisa, secuencial y normalizada, en atención a las políticas, normas, métodos y procedimientos archivísticos establecidos. Por considerarse de suma importancia para su aplicación en procesos , relacionados con la producción, recibo, radicación, trámite, distribución, retención, almacenamiento, recuperación, protección, prevención y transferencia de los documentos, en losarchivos de gestión, este documento debe ser de obligatorio conocimiento, cumplimiento y aplicación, por parte de quienes tienen la responsabilidad de producir, recibir y gestionar los archivos de oficina de la Usco. 1. PRODUCCION DOCUMENTAL Con el propósito de normalizar la estructura o formato para documentos de producción frecuente como actas, cartas, circulares internas y externas, memorando, notainterna, telefax, correo electrónico; como también el procedimiento para le envío y recibo de las comunicaciones externas a través de l oficina de Correspondencia. La Universidad Surcolombiana considera necesario que el personal encargado de la producción documental conozca los modelos referenciados y los aplique sin hacer modificaciones que alteren la estructura original. En todo caso, se puedenpresentar observaciones o sugerencias al Grupo de Administración de Documentos, quienes coordinarán con la Oficina de Planeación, los ajustes respectivos. TIPOLOGIA DOCUMENTAL DE PRODUCCION FRECUENTE. Tipo Documental ACTA Firma Responsable Presidente y Secretarios de Juntas Directivas y Comités Producción Documental 1 Original Descripción Producción: papel bond carta. Comunicación interna queconstituye la memoria de reuniones, donde se consigna lo que se debate y se acuerda en ella

MEMORANDO

NOTA INTERNA TELEFAX Y CORREO ELECTRONICO

Rector Vicerrectores Decanos Jefes de Programas Coordinadores Jefes de División Jefes de Grupo Jefes de Oficina Jefes de Dependencia

1 original 1 copia

Producción: Papel

1 original 1 copia

Formato para diligenciar Es una comunicaciónexterna. Diligenciar comunicación en papel membreteado, en original y copia. Para el correo electrónico, se adjunta diskette con la comunicación.

Rector 1 original Vicerrectores 1 copia Decanos Jefes de Programas Coordinadores Jefes de Oficina Jefes de Grupo Jefes de División

2. APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) 2.1 APERTURA DE SERIES DOCUMENTALES Tomar la TRD correspondientea la Dependencia. Conocer que series y subseries le corresponden. Ejemplo. Serie 2.01.13 Actas de Consejo Académico 2.01 ACTAS Subseire

2.2 ORGANIZACIÓN ARCHIVO DE GESTIÓN Estimar la cantidad de expedientes (carpetas) que se van a abrir para cada serie y subserie, proyectando el crecimiento de cada uno de ellas, evitando que al agregarse los correspondientes tipos documentales se disminuya lafacilidad de consulta por efecto de reducción de espacio. Cada carpeta puede conservar máximo 180 folios. A continuación de las láminas, colocar tantas carpetas colgantes como expedientes sea necesario abrir.

Siga las siguientes instrucciones: Haga una distribución secuencial de las gavetas del archivador o bandejas de estantería, enumerando de 1 a n de arriba hacia abajo.

1

2

3 1

23 4 Distribuya las series documentales en las gavetas atendiendo el orden de codificación establecido; es decir en forma ascendente, como se encuentran en la TRD. Igualmente en el vértice superior derecho de la gaveta adherir una cartulina con la descripción de las series, subseries y expedientes que allí se encuentran. 2.17 2.17.02 INFORMES INFORMES DE GESTION Informes de gestión 2004...