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UNIDAD 7. ELABORACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Algunas definiciones de manual se presentan a continuación:
Agustín Reyes Ponce: el concepto de un manual es de suyo empírico, variable, y fácil de comprender: “significa un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de manera fácil de manejar se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto:orientar y uniformar la conducta que se pretende entre cada grupo humano en la empresa”.
Graham Kellog, “ El manual presenta sistemas y técnicas especificas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades especificas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un métodoestándar para ejecutar algún trabajo.”

Manuales de organización
Estos manuales exponen con detalle la estructura de la empresa y señalan los puestos y la relación que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. Explican la jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad; las funciones y actividades de los órganos de la empresa. Generalmente contienen graficas de organización,descripciones de trabajo, cartas del limite de autoridad, entre otras cosas.
Según C.L. Littlefield declara al respecto: “los manuales [de organización] se usa donde se desea una descripción detallada de las relaciones de organización. Se elabora ordinariamente con base en los cuadros de la organización, los cuales se acompañan de las descripciones de los diferentes puestos inscritos en el cuadro.Comúnmente se hace la división de los encabezados de estos manuales en atención a la función general, a las obligaciones y autoridad y al conjunto de relaciones con los demás.”

El manual de organización debe incluir:
Identificación:
* Nombre oficial del organismo o unidad a que se refiere.
* Titulo y extensión del manual (general o especifico).
* Niveles jerárquicos quecomprende.
* Lugar y fecha de la elaboración.
* Numero de revisión, en su caso.
* Unidades responsables de su elaboración.
* Cantidad de ejemplares impresos.
Índice o contenido:
Es una relación de los capítulos que constituyen la estructura del documento.
Prólogo y / o introducción:
consiste en una ecxplicación acerca de lo que es el documento, de la ocasión que da origena su elaboración o revisión, y de los propósitos básicos que se pretenden cumplir a gtravés de el. Además incluye información sobre el ámbito de su aplicación, a quién va dirigido, cómo se usará y cómo y cuándo se harán las revisiones y actualizaciones. Es conveniente que contenga un mensaje y la autorización de la más alta autoridad del área comprendida del manua. Observacioners y aclaracionesque deseen incluirse.
Directorio:
Relación de los funcionarios y de los cargos que ocupan dentro de la estructura de organización de una unidad administrativa. El director deberá ubicarse de acuerdo con los niveles jerárquicos y siguiendo el orden del organograma de izquierda a derecha. Debe incluirse hasta el nivel de oficina. Las unidades de asesoría se incoluyen después de la unidad de laque depende.
Ejemplo:
Puesto o unidad administrativa: Nombre:

Antecedentes históricos:
Descripción de la génesis de la organización o del área descrita en el manual, en la que indica su origen, evolución y cambios significativos registrados.

Legislación o base legal (marco legal):
Este apartado contiene una lista de títulos de los principales ordenamientos jurídicos quenorman las actividades de la rganización, de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades.
Es recomendable que las disposiciones legales sigan este orden jerárquico: constitución, tratados, leyes, convenios, reglamentos, decretos, acuerdos y circulares. Así mismo, en cada caso debe respetarse la secuencia cronológica de su expedición, fecha de poublicación en el Diario Oficial....