ATENCI N AL CLIENTE

ATENCIÓN AL CLIENTE
Se designa con el concepto de Atención al Cliente a aquel servicio que prestan las empresas de servicios o que comercializan productos a sus clientes, en caso que estos necesiten manifestar reclamos, sugerencias, plantear inquietudes sobre el producto o servicio en cuestión, solicitar información adicional, solicitar servicio técnico, entre las principales opciones yalternativas que ofrece este sector o área de las empresas a sus consumidores.

Toda empresa debe comprender la importancia de la atención al cliente, para poder mejorar la prestación su servicio, y poder satisfacer las necesidades de sus clientes.

Elementos que facilitan la atención al cliente

EL ORGANIGRAMA: Es la representación gráfica de la estructura de la organización o empresa que representa losdiversos elementos del grupo y sus relaciones respectivas.
LISTA DE PERSONAL: Es un listado del personal que se labora en la empresa, clasificado en orden alfabético, que permite a la recepcionista, localizar rápidamente al trabajador o servicio solicitado..
LA HOJA DIARIA DE ENCARGOS: Es un instrumento que recibe la recepcionista para realizar llamadas a determinadas horas y día, y en algunoscasos para dar mensajes e instrucciones. Ello sucede frecuentemente en oficinas pequeñas o medianas.
TARJETERO DE RELACIONES PRINCIPALES: Es un fichero de las relaciones principales de la empresa y que le permite en un momento dado localizar rápidamente la ubicación o el teléfono de cualquiera de sus relaciones, algunos de los cuales pueden ser: La floristería, la cerrajería; la carpintería; elencargado de hacer mantenimiento a la máquina de oficina, la papelería y otros.
REGISTRO Y CONTROL DE LLAMADAS: Es un formato que permite anotar y verificar las llamadas solicitadas diariamente por la empresa.
VOLANTES DE MENSAJES: Recurso que permite apuntar los mensajes (en caso de ausencia o presencia) del personal visitado, el cual debe ser elaborado de acuerdo con las conveniencias y necesidadesde la empresa. En caso de ausencia, la recepcionista informará la misma y preguntará si desea ser atendido por otro empleado, o si por el contrario, prefiere dejar algún mensaje, en tal caso, anotará en los volantes de mensaje la información que se le haya solicitado transmitir al ausente
Partes del volante de mensaje
Un formato para volante de mensaje convenientemente elaborado, presenta lassiguientes partes:
* Nombre de la persona solicitada.
* Nombre del solicitante.
* Rubros del volante.
*Espacio para escribir el contenido del mensaje.
*Nombre de quien recibe el mensaje.
AGENDA: Es un libro diario que permite registrar citas que pueden presentarse en la empresa, tengan esta carácter semanal, mensual o anual.
Importancia
Permite lleva de manera organizada las citas como fechas dereuniones especiales, eventos semanales (conferencias departamentales, juntas con ejecutivos, juntas con accionistas).
TELÉFONO: Instalación eléctrica que sirve para las comunicaciones orales a distancia   entre personas situadas en diferentes lugares, ciudades o países. Los dispositivos telefónicos, comprenden esencialmente: un transmisor, ante el cual se habla; un receptor, que sirve para escuchar,y el hilo o alambre que los reúne.

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TELEFAX: Sistema conectado a una línea telefónica que permite enviar, recibir y copiar documentos.
c. Fax-Tele: la máquina controla la línea para determinar si la línea es de voz o de fax. Si los tonos de fax son detectados la máquina contesta la llamada yrecibe los documentos. Para llamadas de voz la máquina, hace sonar una alarma para notificarle alusuario. El usuario puede contestar el teléfono o esperar a que su máquina le envíe a la máquina remota un tono de fax. 
LA CENTRAL TELEFÓNICA: Una central telefónica conecta a las extensiones de las oficinas de la empresa; la conexión se efectúa a través del panel telefónico (teclado o botones de la central). Generalmente es suministrada por la compañía telefónica. La central telefónica es una...