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Lista de chequeo para identificar oportunidades de mejoramiento en un proceso de compras

www.auditool.org 1/09/2009

LISTA DE CHEQUEO PARA IDENTIFICAR
OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO EN UN PROCESO DE COMPRAS

Esta lista de chequeo está dirigida a Gerentes, Contralores, Directores de Control Interno, Directores de Cartera, Auditores y Revisores Fiscales entre otros y su objetivo es proveerde un punto de partida para la implementación de buenas prácticas en un proceso de compras.
Esta lista de chequeo no pretende abarcar todas las situaciones, simplemente pretendemos que sea un punto de partida para el mejoramiento de las prácticas en un proceso de compras.

SI NO N/A Generales Existen y están implementados los manuales de procedimientos dentro del proceso Se han identificadolos riesgos del proceso y han implementado controles para mitigarlos
El funcionamiento de los controles es monitoreado de forma permanente

Se han definido políticas de compras que permitan mitigar riesgos del proceso, tales como: Personal autorizado para ordenar una compra Limites de compra
Políticas para la selección de proveedores, evaluación de los proveedores, formas de pago, plazos, etc.• se monitorea su cumplimiento Por lo menos una vez al año se elabora un presupuesto de compras y mensualmente se le hace seguimiento a su cumplimiento, se analizan las variaciones y se toman acciones Se cuenta con planes de contingencia ante posibles fallas en el proceso de compras, ejemplo: incumplimiento de los proveedores, pérdida de datos, enfermedad de alguno de los funcionarios clave,caídas del internet, desastres, atentados terroristas, inundaciones, etc.

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SI NO N/A

Se realizan capacitaciones al personal que participa en el proceso de acuerdo con las necesidades de entrenamiento Se realizan evaluaciones a los empleados que participan dentro del proceso El reconocimiento salarial está amarradocon el resultado de la evaluación de desempeño (Ej. Cumplimiento de presupuesto) Se han implementado mediciones dentro del proceso en las que se especifica qué, cómo, cuando, donde y para qué medir y contra que comparar Se consideran las sugerencias de los empleados para el mejoramiento del proceso Se realizan encuestas de satisfacción con los clientes del proceso (producción, ventas, etc.) y losresultados son tenidos en cuenta para implementar mejoras en el proceso Selección de proveedores Se realiza una planeación de las compras de acuerdo con las necesidades de producción y/o venta
Se definen los requisitos de los productos o servicios que se van a comprar
Se cuenta con un proceso de selección de proveedores en donde se tienen en cuenta: 1) Que los productos del proveedor cumple conlos requisitos de compra especificados

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SI NO N/A 2) Capacidad demostrada del proveedor para realizar los suministros en el tiempo acordado y con la calidad requerida 3) Precios favorables para la compañía
Los métodos para establecer la capacidad pueden incluir las siguientes características:

1) Evaluar lossistemas de calidad del proveedor 2) Evaluar muestras de los productos 3) Experiencia anterior con productos similares 4) Referencia escrita de otros usuarios Para la selección de un proveedor por lo menos se investigan tres y se selecciona el que más beneficios traiga a la compañía (calidad, precio, condiciones, etc.) Con el proveedor seleccionado por lo menos se definen: plazos, especificacionesdel producto, el precio de compra y las condiciones para devoluciones y descuentos
Se establecen canales de comunicación que permitan transmitir de forma oportuna las inconformidades en la compra (material defectuoso, entrega inoportuna, etc.)

Periódicamente se realiza una evaluación del proveedor en donde se evalúa por lo menos, calidad del producto, puntualidad en la entrega, atención a...
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