Auditoria

14. EXPLIQUE LOS DIVERSOS SISTEMAS DE CONTROL DE MATERIALES

SISTEMA DE CONTROL DE MATERIALES
Requisición de compra
Una requisición de compra es una solicitud escrita que usualmente se envía para informar al departamento de compras acerca de una necesidad de materiales o suministros. Las requisiciones de compra están generalmente impresa según las especificaciones de cada compañía, la mayorparte de los formatos incluye:
* Numero de requisición
* Nombre del departamento o persona que solicita
* Cantidad de artículos solicitados
* Identificación del número de catálogo
* Descripción del artículo
* Precio unitario
* Precio total
* Costo de embarque, de manejo, de seguro y costos relacionados
* Costo total de requisición
* Fecha del pedido y fechade entrega requerida
* Firma autorizada.
*
Orden de compra
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega.

La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura. Todos los artículos comprados por unacompañía deben acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso.

Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:
* Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido
* Número de orden de compra
* Nombre y dirección del proveedor
* Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
*Términos de entrega y de pago
* Cantidad de artículos solicitados
* Número de catálogo
* Descripción
* Precio unitario y total
* Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la
orden
* Firma autorizada
El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al departamento de contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copiapara el departamento de compras.

Informe de Recepción

Cuando se despachan los artículos ordenados, el departamento de recepción los desempaca y los cuenta. Se revisan los artículos par tener la seguridad de que no estén dañados y cumplan con las especificaciones de la orden de compra y de la lista de empaque. Luego el departamento de recepción emite un informe de recepción.
Este formatocontiene
* Nombre del proveedor
* Número de orden de compra
* Fecha en que se recibe el pedido,
* Cantidad recibida
* Descripción de los artículos
* Diferencia con la orden de compra ( artículos dañados )
* Firma autorizada

El original lo guarda el departamento de recepción. Las copias se envían al departamento de compra y al departamento de cuentas por paga, las copiastambién se envían al departamento de contabilidad y al empleado de almacén que inició la requisición de compra, además se adjunta una copia de los materiales que van al almacén.
Salida de los Materiales

La persona encargada del almacén es responsable del adecuado almacenamiento, protección y salida de todos los materiales bajo su custodia. La salida debe ser autorizada por medio de un formato derequisición de materiales, preparado por el gerente de producción o por el supervisor del departamento. Cada formato de requisición de materiales indica el número de orden o el departamento que solicita los artículos, la cantidad, la descripción, el costo unitario y el costo total de los artículos despachados.

El costo que figura en el formato de requisición de materiales es la cantidad que secarga a producción por los materiales utilizados. El cálculo del costo total de los materiales entregados parece relativamente simple: el costo unitario de un artículo se multiplica por la cantidad comprada. La cantidad se determina con la facilidad a partir del formato de requisición de materiales; sin embargo, determinar el costo unitario de los materiales despachado no es tan simple en...