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Apuntes de Auditoría de Sistemas

Alejandro Covacevich

Se dice que la gran mayoría de las instituciones está consciente de la importancia de la información en el éxito o fracaso de su misión. Sin embargo, las verdaderamente exitosas lo están también de los riesgos que entraña la inseguridad de aquélla.


Capítulo 1: Conceptos de Auditoría

Podemos definir Auditoría como un procesovoluntario o forzado para verificar que se están cumpliendo ciertos estándares técnicos, legales, laborales, sanitarios u otros relativos a la gestión institucional. El producto de una auditoría es un diagnóstico. Este puede ser una simple expresión de conformidad, o una señal de alerta destinada a inducir a los altos ejecutivos de la institución, a tomar medidas conducentes a cumplir con dichosestándares.

Un proceso de Auditoría puede ser forzado o voluntario. Es forzado cuando un organismo externo a la institución impone a ésta un cateo en el interior. Por ejemplo, cuando un perito fiscal indaga si un restorán está cumpliendo con las normas de higiene o cuando un detective inspecciona los computadores para determinar si no está instalado software pirata. En tal caso el diagnóstico puedeconcluir -no con una recomendación- sino con una orden perentoria, una multa o –peor aún- con una clausura.

Las auditorías voluntarias -como su nombre lo indica- son decididas por los propios ejecutivos de la institución. Muchas veces su objetivo es justamente anticiparse al riesgo que implican las auditorías forzadas, y funcionalmente se parecen a éstas, sólo que no terminan con una ordenperentoria ni con una multa. En otros casos, la auditoría se orienta a prevenir otros riesgos, no necesariamente legales, o a detectar y corregir defectos crónicos que restan eficiencia a la operatividad de la institución.

Los siguientes son ejemplos de los riesgos que se pueden descubrir mediante un proceso de auditoría:
No hay extintores de incendio
No hay seguridad contra robos
No existecontrol de calidad sobre las materias primas
No se está cumpliendo con la normativa del SII
Etc.

Algunos males crónicos:
Se está incurriendo en costos excesivos
La información actual no es la más adecuada
El nivel de ruido disminuye la productividad
Los operarios hurtan la materia prima
Etc.

Aspectos y áreas a auditar

En una institución los rubros y las áreas operativas susceptiblesde ser auditadas son muchísimos. De hecho no existe un profesional que pueda establecer un diagnóstico global acerca de una institución abarcando todas sus disciplinas o aspectos, ni aún tratándose de una empresa pequeña. En algunos casos, de hecho, se forman equipos multidisciplinarios que después se reúnen para conformar un diagnóstico más integral y consensuado.


Gestación de una auditoríavoluntaria

En caso de contratar una auditoría voluntaria. lo primero que debe estar claro por parte de los ejecutivos de la empresa es:

1. Sobre qué disciplinas o aspectos se va a investigar y
2. Qué áreas, lugares físicos o lapsos van a ser inspeccionados.

Respecto al primer punto, algunos ejemplos son:

3. Auditoría Financiera
4. Auditoría Contable
5. Auditoría Sanitaria
6.Auditoría Laboral
7. Auditoría de Sistemas de Información
8. Auditoría del proceso productivo
9. Etc.

Cuando la empresa a auditar es mediana o grande, y dependiendo naturalmente de su estructura organizacional, la auditoría podría abarcar a sólo algunas de las secciones o algunas de las instalaciones, o corresponder a una auditoría transversal, por ejemplo, que abarque a todas las secciones peroen un aspecto específico. Cabe hacer notar que un aspecto puede estar conformado por varios sub-aspectos o aspectos de segundo nivel y cada una de éstos, por varios de tercer nivel. Un campo de auditoría en que esta complejidad se hace más patente es el que se refiere a la Auditoría de Sistemas, donde –como veremos- los aspectos a auditar son múltiples y sus interrelaciones, bastante complejas....