AUDITORIA

AREA CUENTAS POR COBRAR
Pruebas de Cumplimiento
1. COMITÉ DE CREDITO
Para ser cliente debe llenarse una solicitud por escrito.
Debe anexar la información solicitada.
Fotocopia del Nit y cédula del representante legal
Estados financieros certificados
Certificado de Existencia y representación Legal y Dian.
Referencias comerciales y Bancarias
Garantías a otorgar para el crédito
Un funcionario delcomité debe verificar la información recibida. (NO)
Se debe encargar
El comité revisa y aprueba:
Cupo de Crédito
Forma o tiempo de pago
Políticas de Descuentos
Personas autorizadas para efectuar los pedidos
Creación del fólder del cliente u hoja de vida
Firma de las garantías por parte del cliente
Memorando o circular del Comité de Crédito al departamento de Facturación, autorizando la creacióndel cliente y todas sus condiciones.
Los aumentos de cupo de créditos deben ser evaluados y autorizados por estos. . (NO)
2. FACTURACION – VENTAS
Evaluar el procedimiento de la creación de nuevos clientes en el sistema, (esta información debe venir en un documento del comité de crédito.
Evaluar el procedimiento de factura a clientes por ventas ya sean:
Pedido – Facturación – Despacho
Pedido –Remisión – Despacho – Facturación
Facturación – Despacho para ventas de contado.
Toda venta de contado debe ser despachada con factura.
Niveles de acceso al sistema a través de password al programa de facturación. . (NO)
El programa no debe permitir la corrección de factura después de haber sido finiquitada, sino elaborar una nueva.
El programa no debe permitir la repetición de facturas con el mismonúmero o a través de guión.
El sistema o programa de facturación no debe permitir la elaboración de factura por encima del crédito máximo otorgado y en caso de que se deba facturar debe ser autorizada por el nivel adecuado.
El aumento del cupo de crédito de un cliente, debe ser autorizado por el comité o junta de crédito. (NO)
LAS FACTURAS
Requisitos Legales
Evidencia por Escrito de quien la elaboroy reviso
Las facturas deben ser archivadas en orden consecutivo con su debido soporte.
Las facturas anuladas deben ser archivadas completas
Toda factura para cobro debe tener evidencia de recibo del cliente
Debe existir una lista de precio básico. (NO)
Los descuentos por volúmenes o por condiciones del cliente deben ser aprobados por la Junta o comité de crédito y debe reposar una copia archivadapor escrito.
Los documentos bases para la facturación (En caso de que la factura se elabore después de la entrega) y despachos deberán llevar evidencia de autorización, firma y sello de quien recibió de la mercancía.
Facturación debe reportar por lo menos una vez al mes un listado de cartera actualizado.

3. DESPACHOS
Todo despacho de mercancía deberá ser hecho con base en un documentoprenumerado, aprobado previamente por un funcionario responsable.
No se puede despachar mercancía con base a pedidos, estos deben plasmarse en Remisiones de entrega de Mercancía, previa autorización de Facturación y el Jefe de Ventas.
Si la mercancía se entrega con base a Remisiones, estas deben ser entregadas a través de memorando a Facturación a más tardar a primera hora del día siguiente, para proceder asu facturación. . (NO)
La venta de desechos, desperdicios, sobras etc. Deben ser facturados en forma inmediata.

4. Notas Créditos, Devolución y Descuentos
Las notas créditos deben ser aprobadas por el Gerente. (NO)
Los descuentos de clientes fuera de tiempo deberán ser aprobados por el Gerente
Las notas créditos deben ser prenumeradas y archivadas consecutivamente
Las notas créditos pordevolución deben tener su soporte respectivo y especificar la mercancía devuelta.

5. COBRANZAS
Se debe tener un archivo donde se encuentren las facturas por vencimiento: Acordeón o A - Z
Se debe tener un listado de toda la Cartera actualizada o por lo menos la ultima.
En el listado de cartera se debe verificar si hay evidencia de la gestión de cobro
Se verifica la cobrabilidad de la factura.
Evidencia...