Bachiller

INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR
“H. CONSEJO PROVINCIAL DE PICHINCHA”

MÓDULO

TÉCNICAS
DEDOCUMENTACIÓNY
ARCHIVO

Auttor:: Ing.. Marco Mármoll
Au or Ing Marco Mármo

MANUAL DE TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO

II N D II C E
ND CE
TÉCNICAS PARA EL MANEJO DE __________________________________________________________ 1
1. FUNDAMENTOS GENERALES DE ARCHIVO______________________________________________ 1
1.1 HISTORIA DEL ARCHIVO ______________________________________________________________ 1
1.2 CONCEPTOS __________________________________________________________________________ 3
EL ARCHIVO ____________________________________________________________________________ 3
Archivar _________________________________________________________________________________ 3Archivología ______________________________________________________________________________ 3
1.3 IMPORTANCIA________________________________________________________________________ 4
Funciones ________________________________________________________________________________ 4
1.4 OBJETIVOS___________________________________________________________________________ 4
1.5 CARACTERÍSTICAS___________________________________________________________________ 5
1.6 DOCUMENTO _________________________________________________________________________ 6
1.6 FUENTES DE ARCHIVO _______________________________________________________________ 6
CLASES _________________________________________________________________________________ 6
1.6.1.1 CORRESPONDENCIA EXTERNA_____________________________________________________ 6
1.6.1.2 CORRESPONDENCIA INTERNA _____________________________________________________ 7
1.6.2 DOCUMENTOS PROPIAMENTE DICHOS _______________________________________________ 7
1.7 CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO COMERCIAL ______________________________________ 7
CREACIÓN o RECIBO __________________________________________________________________ 7
ARCHIVO Y PROTECCIÓN______________________________________________________________ 7
UTILIZACIÓN _________________________________________________________________________ 7
TRANSFERENCIA _____________________________________________________________________ 7
ELIMINACION ________________________________________________________________________ 8
1.8 CONDICIONES DE UBICACIÓN DEL ARCHIVO Y MEDIDAS PREVENTIVAS PARA LACONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS. __________________________________________________ 8
1.9 TAREAS ESPECÍFICAS EN EL TRABAJO DE ARCHIVO ____________________________________ 9
1.9.2 REVISIÓN DE DOCUMENTOS _________________________________________________________ 9
1.9.3 RESTAURACIÓN DE DOCUMENTOS ___________________________________________________ 9
1.9.4 CODIFICACIÓN____________________________________________________________________ 10
1.9.5 DISTRIBUCIÓN _____________________________________________________________________ 10
1.9.6 CONTROL CRUZADO________________________________________________________________ 10
1.9.7 PREPARACIÓN DE LEGAJOS ________________________________________________________ 10
1.9.8 PREPARACIÓN DE LAS CARPETAS O FOLDERES ______________________________________ 10
1.9.9ORDENAMIENTO ___________________________________________________________________ 10
1.10 PASOS EN EL PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO _________________________________________ 11
1.10.1 INSPECCIÓN: _____________________________________________________________________ 11
1.10.2 CLASIFICACIÓN: __________________________________________________________________ 11
1.10.3 CODIFICACIÓN:___________________________________________________________________ 11

Ing. Marco Mármol

MANUAL DE TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO

1.10.4 DISTRIBUCIÓN: ___________________________________________________________________ 11
1.10.5 ARCHIVAR: _______________________________________________________________________ 12
1.11 CLASES DE ARCHIVOS ______________________________________________________________...