Bachiller

En un Gestor Documental pueden conservarse distintas versiones de un mismo documento, mantener duplicados, así como almacenar cualquier documentación de apoyo que se considere oportuno para latramitación.

Sólo cuando el documento electrónico alcanza su versión definitiva y no se permiten nuevas modificaciones, se ingresa en el sistema de archivo electrónico, que se ocupará de su custodia yconservación. Una vez en el archivo electrónico, el documento podrá consultarse pero no editarse ni borrarse.

El archivo electrónico deberá asegurar la accesibilidad, disponibilidad, integridad yautenticidad de los documentos electrónicos en el futuro, independientemente del medio físico de almacenamiento y del formato del fichero.

Para favorecer su preservación, pueden imponerse algunosrequisitos a los documentos previamente a su ingreso en el Archivo Electrónico:

* Formato: será necesario que los documentos electrónicos de archivo tengan unos formatos definidos para suconservación y consulta, recomendándose que estos formatos estén basados en estándares abiertos.
* Firma electrónica: se podrá exigir una serie de requisitos a los documentos firmados electrónicamente parapoder verificar su autenticidad e integridad.
* Digitalización: los documentos de papel que se digitalicen, deberán cumplir unos requerimientos normativos para que se puedan considerar copiasauténticas del documento original.
Para facilitar el proceso, se recomienda que las normas, requisitos y políticas de conservación se tengan en consideración desde el mismo instante en el que se genera eldocumento, y no sólo en el momento de su ingreso en el Archivo Electrónico.
Resumen: Se define el concepto de archivo de documentos electrónicos. Se presenta una
síntesis de las características másrelevantes y los principales retos de las áreas de actuación
de la gestión archivística de los documentos electrónicos: autentificación, conservación
preventiva, organización y acceso. Se...