Biblia de acces

CREAR, ABRIR Y CERRAR UNA BASE DE
DATOS
Conceptos básicos de Access
Base de datos: Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso
determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se
denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.
Las bases de datos de Access 2007 tienen la extensión .ACCDB para que el ordenador las
reconozcacomo tal. Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan
y tratan la información utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional.
En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas. Las tablas
almacenan información sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los
pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas serelacionan de forma que a partir de los
datos de la tabla de clientes podamos obtener información sobre los pedidos de éstos.
Tablas de datos: Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los
datos. Una tabla contiene información sobre un tema o asunto particular, como pueden ser
como hemos visto antes, clientes o pedidos.
Las tablas contienen campos que almacenanlos diferentes datos como el código del cliente,
nombre del cliente, dirección,...
Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, así
todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro
registro,...
Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla de
CLIENTES podría ser:Campos
Código Nombre Apellidos Dirección C.P.
Registro 1 1 Luis Grande Lilos C/ Germanías, 23 46723
Registro 2 2 Marta Fran Dardeno C/ Mayor, 34 46625
Registro 3 3 Francisco Juan López C/ Valle, 56 46625
Registro 4 4 María Huesca Buevo C/ Franciscano, 67 46521
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Consultas: Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos
almacenados enlas tablas ya creadas. Existen varios tipos de consultas para seleccionar,
actualizar, borrar datos,..., pero en principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que
cumplen ciertas condiciones.
Por ejemplo, podríamos crear una consulta para obtener todos los datos de los clientes cuyo
código postal sea 46625.
Formularios: Un formulario es el objeto de Access 2007 diseñado para laintroducción,
visualización y modificación de los datos de las tablas.
Existen diferentes tipos de formularios pero los que más se utilizan tienen la forma de pestañas
de datos para la introducción por ejemplo de los diferentes clientes de la tabla CLIENTES.
Informes: Un informe es el objeto de Access 2007 diseñado para dar formato, calcular,
imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla.Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.
Páginas: Una página de acceso a datos es un tipo especial de página Web diseñada para ver
datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet. Este tema lo trataremos en otro
curso más avanzado.
Macros: Una macro es el objeto de Access 2007 que define de forma estructurada las acciones
que el usuario desea queAccess realice en respuesta a un evento determinado.
Por ejemplo, podríamos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la elección de
un elemento de un formulario.
Módulos: Un módulo es el objeto de Access 2007 que contiene procedimientos personales que
se codifican utilizando Visual Basic.
Crear una base de datos
Para crear una nueva base de datos debemos:
Hacer clic sobre laopción Nuevo del Botón de Office (haciendo clic en el icono de Office en
la parte superior izquierda de la pantalla) que aparece a la derecha de la pantalla.
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Aparecerá la ventana de Introducción a Microsoft Office Access.
Selecciona la opción Base de datos en blanco.
En la parte inferior también podrás seleccionar una plantilla para crear una nueva base de...