biologia

CURSO DE

EXCEL
Administración Listas y
Bases de Datos

Expositor:

DANIEL ALVAREZ BRAVO

dab.consultas@gmail.com

99-867-9583

Capítulo 1
MANEJO DE BASES DE DATOS
1.1. DEFINICIÓN Y CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS
Una base de datos es una colección de información agrupada por un tema
común. Para MS-Excel una base de datos es una “Lista” que consta de filas con
encabezados quecontienen conjuntos de información similares. La Lista se
considera como una simple base de datos donde las filas son los registros
(conjunto de campos relacionados) y las columnas los campos (cada uno de los
conceptos en que se descompone un conjunto de información).
Para MS-Excel existen 2 tipos de bases de datos: Las externas, como Access,
dBase, Paradox, FoxPro, Approach, SQL Server, Oracley las Internas, bases de
datos que residen en las hojas de trabajo. El presente manual mostrará como
trabajar con bases de datos internas.
Muchos usuarios sienten indiferencia hacia las características relacionadas con
bases de datos de MS-Excel, sencillamente porque el término “bases de datos”
implica algo complejo y difícil de aprender. Esta percepción fue reforzada por el
hecho que lasprimeras versiones de MS-Excel eran realmente complejas. A
partir de Ms-Excel 97 hasta la versión 2002-XP (la 2003 ya está en versión
Beta), se han simplificado mucho las características de las bases de datos
convirtiéndose en una herramienta poderosa, a la vez que sencilla, para resolver,
casos verdaderamente complejos. Las siguientes son algunas razones por las
que conviene conocer comoadministra Excel sus bases de datos internas:
• Buena parte de la funcionalidad de bases de datos en Excel se aprende con
mucha facilidad.
• Las características de bases de datos de Excel pueden ayudar a dividir,
analizar y producir informes aunque los datos estén almacenados en una
base externa.
• Casi todas las tablas de datos en las hojas de trabajo se pueden manejar
como bases de datos.LIMITACIONES
Ms-Excel proporciona importantes facilidades para ingresar, modificar, analizar
y manejar los datos, sin embargo existen limitaciones inherentes a todos los
programas de hojas de cálculo de las que se debe tomar nota antes de
seleccionarlos (por ejemplo, Excel) como el sitio adecuado para almacenar datos:
• Una hoja de trabajo está limitada a 256 columnas y 65,536 filas.
• Sólo unusuario puede tener acceso a una base de datos interna, a la vez.
• Lograr la integridad de datos (no permitir texto en columnas numéricas)
requiere de macros y cajas de diálogo personalizadas.
• Toda la base de datos debe estar en memoria (a menos que se esté accesando
a una base de datos externa).
• Los datos almacenados en hojas de trabajo tienden a consumir mucho más
espacio en discoque los almacenados en bases de datos externas (una hoja
de trabajo almacena fórmulas, formatos, gráficos, etc.) mientras que los
manejadores de bases de datos (DBMS - DataBase Manager System)
convencionales almacenan datos puros.

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CREAR UNA LISTA EN LA HOJA DE CÁLCULO
MS-Excel cuenta con una serie de características automáticas que facilitan la
administración y el análisis de los datosde una lista. Para aprovechar al
máximo introduzca la información considerando lo siguiente:
• La lista puede tener como máximo 256 columnas y 65,536 filas.
• Los títulos de columna deben ser ingresados en la primera fila, MS-Excel
utilizará dichos títulos para crear informes, buscar y organizar datos.
• No se debe tener más de una lista en la hoja de cálculo ya que algunas
característicasde administración como el filtrado sólo pueden usar una sola
lista.
• Se debe dejar por lo menos una columna y una fila en blanco entre la lista y
los demás datos de la hoja, ello permitirá que MS-Excel pueda seleccionar la
lista automáticamente cuando ordene, filtre o inserte subtotales automáticos.
• Para obtener mejores resultados, evitar guardar datos importantes a la
izquierda o...