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Bases de Datos y Sistemas de Información
El sistema de información gerencial (SIG) está planeado para recolectar, almacenar y divulgar información, de modo que los gerentes involucrados puedan tomar decisiones. En la organización, las necesidades de información gerencial son amplias y variadas, y requieren el trabajo de contadores, auditores, investigadores de mercado, analistas y gran cantidadde analistas de staff. El sistema de información gerencial ocupa un lugar importante en el desempeño de los gerentes, en especial en tareas de planeación y control. En este aspecto especifico de control, debe proporcionar información oportuna y pertinente para que los gerentes empleen el control anticipado respecto de la acción, y la organización obtenga una ventaja competitiva frente a suscompetidores.
Conceptos de Datos e Información
Desde el punto de vista de la teoría de la decisión, la organización puede ser entendida como una serie de grandes redes de información que relacionan las necesidades de información de cada proceso decisorio con la fuente de datos. Aunque están separadas, estas redes de información se superponen e interactúan de manera compleja. Para comprender comofuncionan, es necesario definir dato, información y comunicación.
Datos: son los elementos que sirven de base para resolver problemas o formar juicios. Un dato es solo un índice, un registro, una manifestación objetiva susceptible de ser analizada de modo objetivo, es decir, exige que el individuo lo interprete para manejarlo. En sí mismo, cada dato tiene poco valor. Sin embargo, cuando sonclasificados, almacenados y relacionados entre si, los datos permiten obtener información. Los datos aislados no son significativos ni constituyen información. Los datos exigen procesamiento (clasificación, almacenamiento y relación) para tomar significado y, en consecuencia, informar.
Información: tiene significado e intencionalidad, aspectos que la diferencian del dato. Se denomina base de datos, elconjunto de datos almacenados para emplearlos posteriormente.
Base de datos en Recursos Humanos
Es un sistema de almacenamiento y acumulación de datos debidamente codificados y disponibles para procesarlos y obtener información. La base de datos es un conjunto de archivos relacionados de modo lógico y organizado para facilitar el acceso a los datos y eliminar la redundancia. La eficiencia de lainformación es mayor con el apoyo de la base de datos, pues están ayudan a reducir la “memoria” de los archivos ya que los datos interconectados lógicamente permiten integrar de manera simultánea la actualización y el procesamiento, lo cual reduce incoherencias y errores derivados de archivos duplicados. Es corriente que existan varias bases de datos relacionadas lógicamente entre sí mediante unsoftware (programa) que ejecuta las funciones de crear y actualizar archivos, recuperar datos y generar informes.
En el área de RRHH, las diversas bases de datos conectadas entre sí permiten obtener y almacenar datos de distintos estrados o niveles de complejidad:
Datos personales de cada empleado, forman un registro de personal.
Datos sobre los ocupantes de cada cargo, que forman un registro decargos.
Datos acerca de los empleados de cada sección, departamento o división, forman un registro de secciones.
Datos de los salarios o incentivos, forman registro de beneficio, ect…
Procesamiento de Datos
Es la actividad de acumular, agrupar y mezclar, datos para transformarlos en información u obtener otra información, o la misma información bajo otra forma, para alcanzar alguna finalidad uobjetivo. Puede ser:
Manual: Se efectúa manualmente, utilizando fichas, talonarios, tarjetas, etc., con o sin la ayuda de maquinas de escribir o calculadoras.
Semiautomático: Se utiliza maquinas de contabilidad en las cuales el operador introduce fichas, talonarios o tarjetas (que constituye el trabajo manual) y, luego la maquina realiza numerosas operaciones consecutivas ya programadas, sin...