Características de los Procesos en las Empresas

Características de los Procesos en las Empresas
Es muy significativo que la gerencia esté atenta con todo lo concerniente a la gestión de procesos, su integración, operatividad, eficiencia de tal forma que ellos permitas alcanzar los objetivos establecidos.
De aquí entonces la importancia de que a la hora de dar vida a los procesos, a que estos se pongan en marcha se determine no solamente loque represente en pro de la empresa y todos sus actores involucrados, sino que se sepa cuáles son sus características, alcance, ventajas. En este escrito se presentan algunas características que deben ser tomadas en cuenta.
Algunas características a ser consideradas:
Sobre ellos nos aporta aiteco.com., que tal vez sean los objetivos que pueden plantearse la principal característica de la Gestiónde Procesos:
• Incrementar la eficacia.
• Reducir costes.
• Mejorar la calidad.
• Acortar los tiempos y reducir, así, los plazos de producción y entrega del servicio.
Estos objetivos suelen ser abordados selectivamente, pero también pueden acometerse conjuntamente dada la relación existente entre ellos. Por ejemplo, si se acortan los tiempos es probable que mejore la calidad.
Además estánpresentes, en la gestión de procesos, otras características que le confieren una personalidad bien diferenciada de otras estrategias y que suponen, en algunos casos, puntos de vista radicalmente novedosos con respecto a los tradicionales.
Así, podemos aproximar las siguientes:
• Identificación y documentación. Lo habitual en las organizaciones es que los procesos no estén identificados y, porconsiguiente, no se documenten ni se delimiten. Tal y como se expuso anteriormente, los procesos fluyen a través de distintos departamentos y puestos de la organización funcional, que no suele percibirlos en su totalidad y como conjuntos diferenciados y, en muchos casos, interrelacionados.
• Definición de objetivos. La descripción y definición operativa de los objetivos es una actividad propia de lagestión. La característica del enfoque que nos ocupa es definir explícitamente esos objetivos en términos del cliente. Esto permitirá orientar los procesos hacia la Calidad, es decir hacia la satisfacción de necesidades y expectativas.
• Especificación de responsables de los procesos. Al estar, por lo común, distribuidas las actividades de un proceso entre diferentes áreas funcionales, lohabitual es que nadie se responsabilice del mismo, ni de sus resultados finales.
La gestión de procesos introduce la figura esencial de propietario del proceso. El dueño del proceso es una persona que participa en sus actividades. Será esta persona la responsable última, teniendo control sobre el mismo desde el principio hasta el final.
Generalmente este papel es asignado a un mando o directivo.
Elpropietario del proceso puede delegar este liderazgo en un equipo o en otra persona que tenga un conocimiento importante sobre el proceso. En este caso, es vital que el dueño del proceso esté informado de las acciones y decisiones que afectan al proceso, ya que la responsabilidad no se delega.
• Reducción de etapas y tiempos. Generalmente existe una sustancial diferencia entre los tiempos deproceso y de ciclo. La gestión de procesos incide en los tiempos de ciclo, y en la reducción de las etapas, de manera que el tiempo total del proceso disminuya.
• Simplificación. Intentando reducir el número de personas y departamentos implicados en un ejercicio de simplificación característico de esta estrategia de gestión.
• Reducción y eliminación de actividades sin valor añadido. Es frecuenteencontrar que buena parte de las actividades de un proceso no aportan nada al resultado final. Puede tratarse de actividades de control, duplicadas o, simplemente, que se llevan a cabo porque surgieron, por alguna razón más o menos operativa en principio, pero que no han justificado su presencia en la actualidad. La gestión de procesos cuestiona estas actividades dejando perdurar las estrictamente...