Caso Indecom

Indecom
Por: Víctor Tateishi Saito

Indecom, Instituto de Computación y Sistemas de Información, es una institución
educativa dedicada a la enseñanza de temas relacionados con computación y
sistemas informáticos. Cuenta, en la actualidad, con 5 locales distribuidos
estratégicamente en la ciudad de Lima, específicamente en ambos conos, en el
centro y en los distritos de Jesús María y Lince.
Haceaproximadamente año y medio se iniciaron programas de Reingeniería de
Procesos, de Mejoramiento Continuo y de Calidad Total.
La consecuencia de los rediseños de procesos decantaron en modificaciones
organizacionales que implicaron rotaciones y reducciones de personal, así como
una reestructuración del organigrama de la empresa. Producto de ello, una de las
gerencias más afectadas fue la deAdministración y Finanzas, que tuvo un corte
del 40% de su personal.
Bajo esas circunstancias el Gerente anterior, se habría sentido a disgusto
decidiendo retirarse de la institución.
El nuevo Gerente, Sr. Juan Rojas, había asumido el cargo sólo 2 semanas atrás.
En una de éstas reuniones de Calidad, donde cada gerencia y jefatura exponen
los problemas existentes y cuáles son sus objetivos a realizar,Juan Rojas al
escuchar los comentarios de las demás gerencias le dijo a su Jefe de Logística,
Oscar Chirinos:
Juan:

Oscar, te das cuenta? Directa o indirectamente, la mayoría de las áreas
están diciendo que gran parte de los problemas se inician en Logística. Es
necesario que hagamos algo al respecto, no es así?

Oscar: No sólo eso Juan, contrariamente son ellos los que los generan y luego
nosechan la culpa a nosotros.
Juan, un poco extrañado y sorprendido por la respuesta de Oscar decide convocar
a una reunión con el personal encargado del área logística para la siguiente
semana, en donde cada persona deberá mencionar los problemas existentes
dentro de su área y de la gerencia; pero desde dos ópticas diferentes: como
encargados y como si fueran usuarios.
Llegado el día, Oscar Chirinosllegó muy temprano y conversó con Abel Correa,
encargado de Compras y Pedro Martínez, encargado de Almacenes, comentando
lo siguiente:
Oscar: Creo que, ahora con el nuevo gerente, es tiempo de aclarar las cosas; no
importa la magnitud de los problemas ni las complicaciones que nos
pudiera traer, hay que ser claros y transparentes, así choquemos con las
demás gerencias.

La reunión se inició conla participación de Juan Rojas, Oscar Chirinos, Abel
Correa y Pedro Martínez.
Juan Rojas, quien tenía el uso de la palabra, les pidió que cada uno comente
acerca de lo que pensaba de su trabajo y los principales problemas que
afrontaban, iniciando con Oscar Chirinos.
Juan:

Oscar, como Jefe de Logística, te agradeceré inicies esta reunión con tus
opiniones y comentarios acerca de la problemáticadel área.

Oscar: Gracias Juan. La mayoría de nosotros tenemos tiempo en nuestros
puestos y la verdad es que a pesar de la informalidad reinante en la
empresa siempre hemos tratado de trabajar organizadamente; pero la
verdad es que no contamos con el apoyo necesario para aplicar las
políticas estrictamente y siempre nos vemos afectados por las demás
gerencias…..
Juan:

(Interrumpiendo) …… a quéte refieres con el apoyo necesario ?

Oscar: A decir verdad, los usuarios nos echan la culpa por varios motivos: porque
no entregamos a tiempo, porque entregamos incompleto, porque
entregamos otra cosa, porque ……… en fin, de todo …….
Vayamos por partes, actualmente se trabaja de la siguiente manera, existe
un presupuesto aprobado por cada gerencia el cual está ingresado en el
sistema, donde losusuarios hacen sus solicitudes de acuerdo a lo
presupuestado y donde almacenes recibe todas las requisiciones el último
día útil de cada mes. Ese mismo día los consolida y solicita a Compras la
atención del pedido, vía el sistema. Al ser útiles y materiales locales,
Compras tiene 3 días para adquirirlos y los proveedores nos los entreguen
en el Almacén. Una vez llegados al Almacén, se reparte en...