Catalogo de cuentas

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El catalogo de cuentas
Publicado por Gera at miércoles, mayo 07, 2008
Unos lo tienen largo, otros corto, otros grueso o hasta interminable, no hablo del bigote, me refiero al catalogo de cuentas.

El catalogo de cuentas va a variar en función de las necesidades de la organización en la que te encuentras. El catalogo es tan importante como la contabilidad, he visto muchos Estados de PosiciónFinanciera que no cuadran, Estados de Resultados que al final no dan la suma de los egresos, esto es consecuencia del catalogo y esto por poner un ejemplo, pero lo verdaderamente dramático es cuando el Estado de Posición Financiera no presenta la información de manera que pueda interpretarse. He visto Estados de Resultados de 3 renglones, donde solamente dice:

(+)Ingresos,
(-)Gastos deoperación,
(-)Gastos financieros,
(=)Utilidad/Perdida.

El resultado no creo que vaya a estar mal, por presentarlo así, pero ¿como interpretas esa información? son muy pocos datos difícilmente podrás tomar una decisión de algo, si te presentan información financiera así, es muy difícil que te percates de gastos que se están incrementando, gastos que quizá no deberían existir. Toda la informacióndebe estar ahí, pero un ejecutivo, dueño, socio, gerente o lo que sea, tendría que ponerse a revisar detalladamente los movimientos auxiliares, balanzas, anexos o lo que haya, osea que de que sirve tener a un auxiliar contable en friega capturando si su trabajo no rinde el fruto que el patrón espera, una información contable de fácil entendimiento. También estoy consiente que una gran parte de losdueños de PyMes nunca han visto un estado financiero, eso no exime al contador de hacerlo bien.

Por lo anterior este artículo es mas bien un tutorial para hacer un catalogo de cuentas adecuado a una empresa, y utilizando el ContPaq.

Como introducción, digo que hay que ver la empresa desde arriba y desde adentro a la vez; desde arriba quiero decir que con todo el panorama y la perspectiva nosolo interna sino lo que la rodea, ejemplo, una constructora, ¿tiene o va a tener una sola obra? claro que no, el panorama y la perspectiva me indica que es importante identificar los ingresos por obra y no delimitar el catalogo a una sola obra o a X cantidad de ellas, o peor aun, englobar todos los ingresos en una sola cuenta. Y verla desde adentro, me refiero a que hay que tomar en cuenta losdepartamento que existen, sus presupuestos (si los hay), los gastos comunes, los proveedores, los clientes, la cantidad de trabajadores, los caprichos del dueño, jefe, socio o como se llame, y un largo etc.

La identificación de los departamentos, los gastos y los costos involucrados
Gastos-Costos Fijos y variables: Hacer la separación entre gastos-costos fijos y variables, es importante, puedeayudar a la determinación de un punto de equilibrio con información histórica, he visto gerentes/administradores que dicen, nuestro costo de producción es del 40% y tenemos que vender mínimo 400,000 al mes, y bueno desgraciadamente el negocio tuvo una mala racha de ventas de 500,000 y la realidad fue que vendiendo 500,000 ya reflejaba perdidas. La realidad es que había muchas fluctuaciones en loscostos variables, cosa que el catalogo de cuentas, que se usaba en ese momento, no reflejaba. Actualmente el catalogo, con respecto a cuentas de resultados deudoras, esta clasificado en:

500-000 Costos de producción - Cta titulo

510-000 Materia prima directa utilizada - Cta subtitulo
510-001 Vino- mayor
510-002 Cerveza- mayor (etc...)

520-000 Mano de obra Cta-Subtitulo
520-001 Sueldos ysalarios- mayor
520-001 Horas extras- mayor

530-000 Gastos indirectos de fabricación- Subtitulo

530-001 Séptimo día-mayor
530-002 Previsión social-mayor
530-003 y un larguísimo etc de cuentas de mayor

Nota: para efectos explicativos no pongo mas niveles, pero por ejemplo: dependiendo de la cantidad de trabajadores, puedes crearle una subcuenta a cada quien, cosa que podría facilitarte...
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