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Referencia: ecobachillerato.com

“APRENDA A REALIZAR INFORMES”
Habilidades directivas

Silvia Simón García

APRENDA A REDACTAR INFORMES
Para poder realizar un informe el primer paso que debemos realizar es fijar el

Esta pregunta puede parecer inútil en determinados casos como puede ser en informe mensual en el que ya tengas experiencia; pero al realizarnos esta pregunta podremossaber: a) Qué información debemos desechar e incluir, nos ayuda a adecuar el informe a su destinatario y nos ayuda a escribir el informe con más facilidad. Para decidir que información debemos desechar debemos tener el objetivo claro para poder saber con qué información lo podemos contrastar y decidir así que información incluimos o excluimos. Si no tuviésemos claro el objetivo podríamos estar buscandoinformación que con el tiempo veríamos que era innecesaria para elaborar el informe. b) Podremos adecuar mejor el informe a su destinatario: dependiendo de hacia quién nos dirijamos y hacia quién vaya destinado el informe, sabremos que información debemos incluir o no y cuál es la necesaria. c) Y escribiremos el informe con mayor facilidad: si nos pusiésemos a escribir el informe, veríamos que esmucho más sencillo estructurarlo si sabemos claramente lo que estamos buscando. En algún caso pensaremos que ya lo sabemos, pero al ir avanzando nos daremos cuenta de que, en alguna ocasión hemos hecho pasos inútiles.

objetivo pensar de forma esquematizada las siguientes preguntas: 1. - Por qué necesitamos el objetivo

Lo primero que debemos hacer para fijar el objetivo es tener clara laidea general del informe. Pero tenemos que pensar que el informe no lo vamos a leer nosotros; así que tenemos que hacernos una serie de preguntas, pero que tenemos que responder desde el punto de vista del destinatario. Estas preguntas son: a) ¿Quién es el destinatario del informe? b) ¿Para qué lo quiere? c) ¿Qué aspectos quiere conocer? d) ¿Qué sabe de la cuestión? Es totalmente necesario tener encuenta esta serie de preguntas para realizar cualquier informe. Una vez realizadas estas cuestiones, ya estaremos preparados para poder explicar de una forma clara y concisa cuál es nuestro objetivo.

2. - Cómo fijar el objetivo

Los requisitos pueden ser distintos, pero al establecerlos anteriormente, los podemos incorporar a nuestro objetivo que identificaremos mediante las anteriorespreguntas. En resumen, debemos añadir ciertos conceptos por los que al definir el objetivo, lo concretamos con mayor precisión. Ahora si que tendremos el objetivo bien definido.

3. - Cómo especificar el objetivo

Una forma para asegurarnos de que el objetivo que hemos concretado es correcto, es presentárselo a la persona que lo ha solicitado. De esta forma, asegurándose de que quien solicita elinforme y quien lo realiza se pongan de acuerdo en el objetivo antes de comenzar la búsqueda de información exhaustiva, nos ahorraremos tiempo ya que si hubiésemos realizado todo el informe y al entregarlo nos hubiesen dicho que eso no era lo que pedían, hubiésemos perdido un tiempo muy valioso y tendríamos que volver a realizarlo.

4. - Cómo acordar el objetivo

Una vez aclarado el objetivodebemos buscar información y organizarla. Para escribir el informe y organizarlo de forma lógica, debemos realizar estas cuatro etapas. Para seleccionar la información, el paso más eficaz es preguntarle a la persona que ha solicitado el informe. Aunque el objetivo que hemos escrito anteriormente por escrito nos debería ser útil. Algunas cuestiones generales que se puede incluir son: • Descripción deproductos • Comparación con los productos de la competencia • Ventajas más destacadas para los clientes • Apoyo a las ventas • Información o folletos escritos • Información complementaria Pero no importa en qué orden escribamos esta lista. También hay que repasar las cuestiones que se puedan incluir y contrastarlas con el objetivo para saber si son necesarias. Una vez hecho esto se puede empezar...
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