Cero Papel Documento Electronico

GUíA Nº 6

cero papel

en la administración pública
SISTEMAS DE GESTIÓN DE
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
Dirección de Gobierno en línea.
Alta Consejería para el Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa.
Departamento Administrativo de la Función Pública.
Archivo General de la Nación.

contenido

CONTENIDO

2

INTRODUCCIÓN

3

1SISTEMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO - SGDEA

4

1.1 DEFINICIÓN Y CONTEXTO

4

1.2 REQUERIMIENTOS FUNCIONALES PARA SGDEA

6

1.2.1 REQUISITOS MÍNIMOS

8

1.2.2 REQUISITOS OPCIONALES

12

1.3 REQUERIMIENTOS DE CONSERVACIÓN (OAIS)

14

2 REQUERIMIENTOS DE SEGURIDAD

17

ACRÓNIMOS

21

BIBLIOGRAFÍA

22

INTRODUCCIÓN

En el marco de la iniciativa Cero Papel en la AdministraciónPública se han
elaborado las presentes guías cuyo objetivo es brindar a las entidades
orientaciones que les permita avanzar en la implementación de estrategias
que contribuyan a obtener una mayor eficiencia y reducir el consumo de
papel.
¿Cómo se elaboraron las guías?
Las guías son el resultado de un proceso de adaptación, revisión y ajustes
realizados por un grupo de profesionales del Ministerio delas Tecnologías
de la Información y las Comunicaciones y el Archivo General de la Nación,
a partir de los documentos desarrollados en el marco de la Convocatoria 564 de 2011 de Colciencias cuyo objeto es “Desarrollar el modelo
de administración electrónica cero papel para la Administración Pública”,
proyecto llevado a cabo por la firma Informática el Corte Inglés S.A.
Ha sido particularmenteimportante la revisión llevada a cabo por el Comité
Técnico de Gestión Documental del Sistema Nacional de Archivos y el
aporte de expertos de cerca de 99 organizaciones entre universidades,
entidades y empresas privadas, que participaron en los foros de discusión
pública presenciales y en el foro virtual en los que se recibieron comentarios, críticas y sugerencias, que esperamos, se reflejen en estasversiones
de los documentos.
3

PÁG.

1. Sistemas de Gestión de
documentos electrónicos
de archivo - sgdea

1.1 DEFINICIÓN Y CONTEXTO
SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
DE ARCHIVO
Un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (Electronic
Records Management System ERMS) es básicamente una aplicación para
la gestión de documentos electrónicos, aunque también se puede utilizarpara la gestión de documentos físicos. 1

La gestión de documentos electrónicos es compleja y para poder ser implementada
correctamente requiere un amplio campo de funcionalidades que cubran las actividades
necesarias. Normalmente, un sistema que cumpla estos propósitos-un SGDEA o ERMSrequiere un software especializado, aunque cada vez más se incluyen funciones de
gestión documental en lossistemas operativos y en otras aplicaciones.
Para que los documentos puedan tener valor probatorio, se necesitan herramientas para
conservarlos y hacer que estén disponibles para su utilización. Los sistemas de archivo
garantizan el mantenimiento y la conservación de la autenticidad, fiabilidad y accesibilidad de
los documentos a lo largo del tiempo2.
Para que los sistemas cumplan estos requisitos, lasentidades deben “establecer, documentar,
mantener y promulgar políticas, procedimientos y prácticas de gestión de documentos de
archivo que aseguren que cubre sus necesidades de información, evidencia y de rendición de
1

Traducido del Modelo de Requisitos para los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo MoReq2 Versión en
Catalán. Se respeta la terminología utilizada en eldocumento original. MoReq 2 también señala que el software específico puede
consistir en “una aplicación única, un número determinado de aplicaciones integradas, un software diseñado a medida o cualquier
otra combinación, sin embargo, en todos los casos, serán necesarios procedimientos manuales y políticas de gestión complementarios”.
.
La definición “record” en español es interpretada por la NTC-ISO...