ceups terminado

CAPITULO IV: PROPUESTA DE MEJORA DE PROCESOS - FCA
1. Proceso de GESTIÓN DE SERVICIOS PARA LA COMUNIDAD (Apertura de cursos)

Pasos para la formulacion de la propuesta de mejora

Paso 1: Identificar los principales problemas
Se enumerará las principales fortalezas y debilidades obtenidas del análisis de la situación actual del proceso, así como cuáles son los principales problemas quehan sido identificados durante todo el proceso.
Fortalezas
Debilidades
1

1
Demora en el proceso debido a las espera de 15 alumnos para iniciar la matrícula.
2

2
No existe una comunicación constante con las personas inscritas en el curso.

PROBLEMAS DEL PROCESO
Actividades del proceso
Inscripción directa del curso (No existe pre- inscripción)

Espera de 15 alumnos para iniciar elcurso
Unidades orgánicas que participan en el proceso
Secretaría del CEUPS
Habilitadores del proceso
Correo electrónico
Total1
4


Paso 2: Detectar las principales causas de los problemas
DIAGRAMA DE ISHIKAWA (CAUSA- EFECTO)


Paso 3: Seleccionar las acciones de mejora
Acciones de mejora y su priorizacion

TABLA DE PRIORIZACIÓN DE ACCIONES DE MEJORA
N°
Acciones de mejora allevar a cabo
Dificultad
Plazo
Impacto
Priorización
1
Implementar formatos de pre- inscripción
3
3
4
10
2
Implementar base de datos para el manejo de información.
2
2
4
8
3
Aumentar la cantidad de personal en el área
1
1
3
5
4
Implementación del manual de procedimiento
2
1
4
8
5
Mayor comunicación con el cliente
4
3
3
10

Paso 4: Formular la propuesta de mejoraDiagrama de Bloques

Diagrama de Análisis de Proceso (DAP) (propuesta)

Nº de Pasos
Tiempo
Actividad
9
6 mes,4 días, 2h,10min

Operación
0


Inspección
2
1h

Transporte
1
30 días

Espera
0


Almacenaje


Diagrama de Flujos (propuesta)



Métricas Actuales vs. Métricas Nuevas

Proceso actual de matricula
Proceso mejorado de matricula
Eficiencia delproceso
50%
Eficiencia del proceso
70%
Tiempo
9 meses + 3 sem +1 día + 10 min
Tiempo
7 meses +5 días+ 3 horas+ 10 min
N° de actividades
18
N° de actividades
13
N° de unidades de la FCA que intervienen
3
N° de unidades de la FCA que intervienen
4

Mesa de partes
Dirección administrativa
Decanato

Ceups
Mesa de partes
Dirección administrativa
Decanato2. Proceso de GESTIÓN DE SERVICIOS PARA LA COMUNIDAD (RETIRO de cursos)

Pasos para la formulacion de la propuesta de mejora
Paso 1: Identificar los principales problemas

Fortalezas
Debilidades
1
El proceso es rápido
1
El procedimiento es bastante informal

PROBLEMAS DEL PROCESO
Actividades del proceso
Retiro de curso informal

No hay formato de retiro decurso
Unidades orgánicas que participan en el proceso
Secretaría del CEUPS
Habilitadores del proceso
No hay base de datos
Total2
4


Paso 2: Detectar las principales causas de los problemas
DIAGRAMA DE ISHIKAWA (CAUSA- EFECTO)


Paso 3: Seleccionar las acciones de mejora
Acciones de mejora y su PRIORIZACIÓN

TABLA DE PRIORIZACIÓN DE ACCIONES DE MEJORA
N°
Acciones de mejora allevar a cabo
Dificultad
Plazo
Impacto
Priorización
1
Implementar formatos de retiro de cursos
3
3
4
10
2
Implementar base de datos para el manejo de información.
2
2
4
8
3
Implementación del manual de procedimiento
2
1
4
8

Paso 4: Formular la propuesta de mejora
Diagrama de Bloques


Diagrama de Análisis de Proceso (DAP) (propuesta)


Nº de Pasos
Tiempo enminutos
Actividad
2
15’

Operación
1
5’

Inspección



Transporte



Espera



Almacenaje







Diagrama de Flujos (propuesta)



Métricas Actuales vs. Métricas Nuevas

Proceso actual de matricula
Proceso mejorado de matricula
Eficiencia del proceso
50%
Eficiencia del proceso
60%
Tiempo
25’
Tiempo
20’
N° de actividades
2
N° de actividades
3...