Ciclo control de alojamiento

CICLO CONTROL ALOJAMIENTO
1. PROCESO REGISTRO HUESPED
OBJETIVO: Identificar al huésped y autorizar la utilización de los servicios del hotel durante su estadía. Prácticamente este proceso resume la labor de todo recepcionista. Para desarrollar éste es indispensable el disponer de elementos básicos que hacen posible el adecuado registro del huésped en recepción. Estos elementos sesintetizan en facilidades físicas en cuanto al diseño de la misma recepción y en disponer de cierta información que conduzca a tener siempre actualizada la disponibilidad y ocupación de habitaciones.

INFORMACIÓN REQUERIDA PARA EL REGISTRO HUÉSPED

• Reservas del día

• Tarifas: El área de recepción debe tener conocimiento de todo el manejo tarifario del hotel y poseer la suficienteautonomía para definir una tarifa en caso de que no exista la información suficiente ó que haya dualidad en la misma.

• Estado de habitaciones del hotel: también se conoce con el nombre de “room-status” Este es un formato de simulación del rack de habitaciones donde se encuentra consignada la información del estado de las habitaciones, mostrando las características y estado de las mismas.Realmente es el equivalente al rack de habitaciones y presenta la ventaja de su versatilidad porque la actualización se hace en el momento en que cambia el estado de la habitación. Por ejemplo en el momento de un check out, el sistema automáticamente la pone en estado de aseo.

PARTES INTEGRANTES DEL REGISTRO HUÉSPED

El registro huésped como tal, es la acción de darle entrada formal alhuésped al hotel y permitir que éste haga uso de los servicios del mismo.
Este proceso está compuesto por varios subprocesos, los cuales se describen a continuación:

Bloqueo : El proceso mediante el cual se preasigna una habitación a un huésped que tiene su reserva para el día

Asignación de tarifa, de habitación y definición de forma de pago: La primera puede obedecer a un convenio previamentedefinido ó fue producto de una negociación en el momento de la toma de la reserva, en cuyo caso a la llegada del huésped ya se tiene asignada. En el caso de los pasajeros que llegan sin reserva, la tarifa se asigna en el momento de su llegada al hotel. Con respecto a la asignación de habitaciones, éste proceso se efectiviza en el instante en que el huésped recibe la llave o tarjeta de acceso a lamisma. Con relación a la forma de pago ésta se define generalmente en el momento de la reserva.

Formalización del registro: Este se crea con el diligenciamiento del “registro hotelero” en el sistema, que debe estar lo más completo y actualizado posible a la llegada del huésped, dependiendo si es su primera visita al hotel o si es frecuente.

Registro y apertura : Lo constituye el ingreso dela información al sistema.

Recopilación y distribución de Información : Indica la ruta que deben seguir todos los documentos para obtener un mayor rendimiento y mejorar los resultados tanto operativos como administrativos.

PROCEDIMIENTO PARA SU DESARROLLO

BLOQUEO

Para su realización es necesario disponer de las reservas del día, y con esta información se procede a bloquear lashabitaciones en el sistema. Este bloqueo se hace físicamente sobre el listado. Con resaltador se marcan las habitaciones asignadas ó reservadas; si se trata de grupos, se resalta con un color diferente para cada grupo con el sin de visualizar mejor la información en el momento de la llegada del grupo. En el “listado de llegadas por reservas del día” frente al nombre del huésped, se coloca el númerode la habitación que se ha asignado previamente.

ASIGNACIÓN DE TARIFA, DE HABITACIÓN Y DEFINICIÓN DE FORMA DE PAGO

En el momento de la llegada de un huésped al hotel, el recepcionista debe definir si es Walk-in ó dispone de la reserva respectiva. Para el primer caso, el recepcionista determina rápidamente si existe o no disponibilidad. Si hay disponibilidad asigna la habitación y...