Circular contratistas y proveedores

CIRCULAR CONTRATISTAS Y PROVEDDORES

LUGAR DE PRESENTACION DE LA FACTURA

Las facturas deberán ser radicadas únicamente en

* Bogotá, En la (dirección); todos los días hábiles de cada semana de lunes a
a viernes en horario de

Las facturas recibidas del día XXX en adelante quedarán registradas con fecha contable del messiguiente.

Las facturas que lleguen a las oficinas de XXXX por correo postal, la fecha de radicación que se tendrá en cuenta será la del día de recibido en la oficina de correspondencia y aquellas que se reciban sin el cumplimiento de los requisitos aquí relacionados, sin excepción serán devueltas al día siguiente de recibidas.

Para atender sus requerimientos, nos puede contactar en los siguientescorreos electrónicos:

* Información sobre fecha de pago de sus facturas, dos días antes del vencimiento del pago pactado a
* Información sobre los descuentos aplicados por concepto de impuesto a sus facturas, tres días después del pago a

INFORMACION Y PAGO

* Para dar cumplimiento a los plazos de pago estipulados previamente en el contrato o en la orden de compra de bienes y/oservicio, en el momento de la radicación y sobre el cuerpo de la factura o documento equivalente se le estampará el sello de fecha de radicación, fecha a partir de la cual empiezan a correr los plazos de pago contractuales.

* Los pagos se realizarán los días viernes de cada semana o en el día hábil anterior, si es festivo, por medio de cheque o transferencia electrónica a la cuentainformada por el beneficiario

* Se deberá liquidar la factura en la unidad de moneda en que le fueron aprobadas las tarifas en el contrato o en la orden de compra de bienes y/o servicios. Para el caso de las tarifas pactadas en Dólares pagaderas en pesos, incluir en el cuerpo de la factura que diga “Páguese en Pesos Colombianos al tipo de cambio de la fecha de radicación de la factura”.

* Lospagos están sujetos a las retenciones de impuestos de ley vigentes a que hubiere lugar, teniendo en cuenta que (nombre empresa) tiene ante la DIAN la calidad de (tipo de régimen)

* Una vez recibida la factura (nombre empresa) tiene 10 días hábiles para devolverla, en caso de que no cumpla con los requisitos exigidos por la ley o los establecidos en esta circular y en los respectivoscontratos

Para aquellos proveedores que estén obligados legalmente a expedir factura, se les recuerda que los siguientes son los requisitos mínimos exigidos para la elaboración y presentación de las mismas, sin los cuales no serán aceptadas en la recepción para el correspondiente trámite de: radicación, registro, revisión, aprobación y pago.

REQUISITOS DE LA FACTURA – (SEGÚN LA EMPRESA)

* Lasfacturas emitidas en Colombia deberán ser presentadas en idioma ESPAÑOL, en original, informando dirección, teléfono y fax del domicilio principal

* Si se trata de una orden de compra de bienes y/o servicio además de mencionarla en el cuerpo de la factura u orden de compra, será necesario también adjuntar una copia

* Toda factura de bienes o servicios, deberá presentarse en larecepción, dando cumplimiento a los términos estipulados en el contrato u orden de compra de bienes y/o servicios, especialmente en lo relacionado con la cláusula de “FACTURACION Y PAGO”

* La factura debe venir suficientemente soportada con documentos anexos ORIGINALES en que conste el recibido del bien o servicio a plena satisfacción por parte del funcionario identificados claramente por su nombrey cargo que han sido autorizados por (nombre de la empresa), dichos soportes se deben acumular y presentar enunciando claramente el nombre del CONTRATO a que corresponden y preferiblemente durante los primeros cinco (5) días del mes siguiente en el horario establecido en esta circular.

* Certificado de Paz y Salvo en original de afiliaciones y pago de aportes en seguridad social y...