clases de documentos

CLASES DE DOCUMENTOS
Según su vigencia:
Administrativo: Tiene valor mientras el documento le fue útil a la Institución
Histórico: Valor permanente y será consultado por su valor cultural
Según la frecuencia de uso:
Activos o dinámicos
Inactivos o no dinámicos
Entre activos están:
Archivos de gestión o de las oficinas productoras de documentos:  de circulación, de tramitación por loscanales o cauces normales, en busca de respuesta o solución para el asunto que se ha iniciado.
Archivos centrales o intermedios: una vez recibida la respuesta o solución al asunto iniciado, se debe conservar, ya que puede ser objeto de consulta o antecedente, pero no con la frecuencia de la primera etapa.
Archivos permanentes o históricos: incluye los documentos que asumen un valor permanente pordecisión del respectivo comité de archivo.
ELEMENTOS DE UN DOCUMENTO
Soporte: parte material o física (papel, cinta. disco).
Técnica: es el medio que fija y transmite el contenido: escritura, códigos, signos, dibujos, etc.
Estructura: son los componentes del documento.  Por ejemplo en una carta la estructura corresponde a: fecha, destinatario, asunto, saludo, despedida y firma.
Contenido oasunto: es el mensaje que transmite el documento.
 CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Tres elementos distinguen o particularizan a los documentos de archivo:
Carácter seriado: son el resultado de acciones repetitivas determinadas por funciones específicas.  Se producen uno a uno y en un orden natural.  Ej. Acuerdos, actas, resoluciones.
Carácter de unicidad: son únicos, no estánpublicados ni se editan en ejemplares múltiples.
Carácter de objetividad o ingenuidad: no son elaborados para la posteridad, registran hechos, tomados del acontecer inmediato, no comportan elementos de crítica subjetivos o valorativos, además se producen naturalmente dentro de la estructura orgánica de las instituciones.
DOCUMENTOS DE ARCHIVO SEGÚN SUS ATRIBUTOS
Los atributos se refieren a lascaracterísticas que adquieren los documentos en razón de su forma y contenido, o sea sus caracteres internos y externos.
Caracteres Externos
Clase: Definida en elementos de un documentos de archivo
Formato: Depende de la clase:
Los documentos de imagen se presentan en fotografía, microfilm, video
Los sonoros en cassettes, discos, cintas, etc.
Los textuales se presentan como formatos de documentossimples, de legajo o carpetas, de expediente o de libros.
DIFERENCIA ENTRE LEGAJO, LIBRO, EXPEDIENTE Y DOSSIER
 
Expediente: unidad o conjunto ordenado de documentos cuyo orden o secuencia corresponde al trámite que debe seguir una acción administrativa para entrar en vigencia o ser resuelta.  Indican el nacimiento, desarrollo y efectos de la acción, la falta de cualquier documento, puedeinvalidar o suspender un trámite. Termina con un acto administrativo
Es un conjunto de documentos resultantes de una sucesión de actuaciones, que constituyen los antecedentes a la resolución administrativa o entrada en vigencia, cuyo orden está establecido de antemano.  Conjunto y orden que son además, condición de legalidad de dicha resolución.  Ej. contratos, acuerdos del consejo, sumarios judiciales,créditos bancarios.
Legajo: formato mediante el cual se agrupan un conjunto de documentos luego de ser elaborados por las siguientes razones:
Se refieren en particular al mismo objeto, tema o actividad, aunque sean documentos de diferentes tipos pero no obedecen a un trámite o procedimiento complejo como es el caso del expediente.  Ej. Hojas de vida.
Cuando por razones fiscales y legales debencoserse documentos de la misma tipología como es el caso de legajos contables.  A veces de tipología diversa, como se exige para los protocolos notariales.
Dossier: conjunto de documentos que se reúnen en un legajo para su conservación, no corresponden a un único proceso administrativo, pero se  refieren al mismo tema o asunto.  Puede incluir varios actos administrativos, o continuar con...