Codificacion De Datos

“CODIFICACIÓN DE DATOS”

CODIFICACION DE DATOS
La automatización de las operaciones contables requiere que el contador de una empresa defina previamente el método de codificación a utilizar por cada uno de los sistemas administrativos contables que se pondrán en
funcionamiento en la compañía.

CODIFICACION DE DATOS
Factores a considerar para la selección de un determinado método decodificación:

1. El sistema elegido debe cumplir con los requerimientos de procesamiento de información 2. Prever si los códigos serán procesados manualmente o a través de un computador

CARACTERISTICAS BÁSICAS DE UN SISTEMA DE CODIFICACIÓN
Todo sistema de codificación debe poseer una serie de características mínimas, a fin de que sea adoptado como método de procesamiento para la información.Dentro de esas características tenemos: a) Precisión del Código b) Flexibilidad c) Conciso d) Significativo e) Operabilidad

PRECISION DEL CODIGO
Cada elemento debe aceptar una codificación correcta

Ej. Cada Persona que abra una cuenta corriente en un banco debe asignársele un solo Código Correcto 013-22481-CA Juan García 013-22482-CC Carlos Hernández

Incorrecto
013-22482-CA CarlosHernández 013-22482-CA Ronald Balmore

FLEXIBILIDAD
Debe permitir aceptar más elementos en caso de ser necesario
Ej. Estructura del Código Contable Correcto

1-01-01-001 Cuentas por Cobrar Banco Agrícola
1-01-01-002 Cuentas por Cobrar Banco Cuscatlán Incorrecto 1-01-01-1 Cuentas por Cobrar Banco Agrícola 1-01-01-2 Cuentas por Cobrar Banco Cuscatlán

CONCISO
No se deben adicionar códigos queno tengan relevancia para identificar un elemento dado.
Ej. Los caracteres al final de un código Correcto

FC-32458 Factura del Proveedor A
FC-96749 Factura del Proveedor X

Incorrecto FC-32458-P.D. Factura del Proveedor A FC-96749-W Factura del Proveedor X

SIGNIFICATIVO
Cada elemento debe indicar alguna característica diferencial de la codificación
Ej. Correcto

CM-32458 Cuentas porpagar del cliente M
CA-96749 Cuentas por pagar del cliente W

Incorrecto 32458 Cuentas por pagar del cliente M 96749 Cuentas por pagar del cliente W

OPERABILIDAD
Debe facilitar el manejo de los códigos por un sistema de cómputo
Ej. Correcto

1-01-01-001 Cuentas por Cobrar Banco Agrícola
1-01-01-002 Cuentas por Cobrar Banco Cuscatlán Incorrecto 1-01-A235 Cuentas por Cobrar BancoAgrícola 1-01-W531 Cuentas por Cobrar Banco Cuscatlán

SISTEMAS DE CODIFICACIÓN
Los sistemas son los siguientes: a) Secuencial b) Por bloques c) Por grupo d) Alfabético Numérico e) Nemotécnico f) Con Dígito de Verificación g) De consonantes h) Fonético i) De barras

SECUENCIAL
Consiste en la asignación consecutiva de un número a una lista de elementos a partir de un número predeterminado. Ventaja:Útil en listas cortas Desventaja: No se pueden formar grupos para clasificar elementos. Ejemplo: Código 001 002 Nombre del elemento Cuentas por cobrar Laura Díaz Cuentas por cobrar Mirian Flores

POR BLOQUES
Representa una derivación del secuencial ya que bajo este método los códigos se asignan secuencialmente, pero en bloques de dígitos consecutivos que identifican alguna característica delelemento a codificar. Ventaja: Útil en listas cortas Desventaja: Pueden presentarse problemas de flexibilidad
Ejemplo: Código 01 02 Nombre del elemento Televisor 12 pulgadas Televisor 16 pulgadas Explicación 01 al 06 Televisores

_______________________________________________________ 07 12 Licuadora 2 velocidades Licuadora 12 velocidades 07 al 12 Licuadoras

POR GRUPO
Consiste en laasignación de un código subdividido en clasificaciones sucesivas que abarcan cada vez una mayor número de posiciones, y que sirven para identificar un grupo de funciones o características homogéneas. Ventaja: Facilidad en expansión, rapidez en el procesamiento de los datos

Desventaja: Si no es definida adecuadamente puede presentar problemas de expansibilidad y confusión en su uso.
Ejemplo:...