COMO DIRIGIR REUNIONES

Libros de Gerencia Resumidos

Cómo dirigir reuniones
por Alan Barker

RESUMEN EJECUTIVO

- El exceso de análisis paraliza al equipo.

¿Quién no ha sido víctima de las interminables reuniones que
plagan a todo el mundo empresarial y comercial? Lo peor de
todo, es que dichas reuniones son tan largas como inefectivas.

- Los participantes no logran llegar a un consenso porque
temenromper con la tradición o probar cosas nuevas.

Es un hecho que las reuniones de trabajo se han terminado
convirtiendo en una traba operativa para buena parte de las
organizaciones, hasta el punto que todo el mundo pareciera
rehuirlas como sea posible.
Barker presenta una serie de ideas para mejorar la dinámica
de cualquier reunión de trabajo y para inspirar el pensamiento
creativo dentro delas mismas. Este libro es lectura obligatoria para cualquier gerente que se pregunte por qué nunca
llega a nada a pesar de que sus reuniones duren tanto.

Dinámica de grupo
Los “grupos formales” se concentran en los objetivos, mientras
que los “grupos informales” tienen un fin primordialmente
social. La mayoría de los grupos presentan una mezcla de
rasgos formales e informales. Estocontribuye a cohesionar el
grupo. Mientras más cohesionado esté el grupo, más productivo será. Aunque asistamos a las reuniones como individuos,
nuestra química con el resto de los presentes influye en nuestro
comportamiento.
La mayoría de los grupos pasan por cuatro fases:

Un grupo que piensa unido
Nunca organice una reunión sólo para hablar. En definitiva,
después de la conversación se debeentrar en acción. Todos los
participantes cumplen una tarea particular en este sentido. Los
gerentes deben organizar reuniones con el fin de discutir problemas, establecer un plan de acción, dictar normas e impulsar
o cancelar proyectos.
Las reuniones permiten que todas las personas que trabajan en
un mismo proyecto se reúnan y puedan ver todo el panorama.
En una reunión se pueden resolverproblemas, reconciliar
diferencias y azuzar el entusiasmo del equipo. Cuando los
participantes intercambian información y experiencias en las
reuniones, obtienen ideas y visiones que no hubieran
conseguido individualmente.
Aunque las reuniones suponen el concurso de un grupo, es
normal que un líder tome las decisiones finales, pues alguien
debe asumir la responsabilidad. El consenso permitetomar
decisiones, pero lo que asegura la implementación de las
medidas acordadas es el juicio final de un único individuo.
Las reuniones suelen fracasar porque:
- Están mal dirigidas.
- Son innecesarias; por ejemplo, cuando el objetivo de las
mismas es ofrecer información que se podría haber diseminado con un memo.
- Las personas que toman las decisiones no están presentes.

1. Formación:los individuos definen su relación con el
grupo.
2. Debate: los participantes disienten y discuten, pero finalmente obtienen una visión de la realidad con la que están de
acuerdo la mayoría de los miembros.
3. Normar: el grupo avanza y presiona para que todo el
mundo adopte las premisas comunes.
4. Desempeño: el grupo está completamente desarrollado y se
pone a trabajar.
Por otra parte, lamayoría de quienes participan en una reunión
están orientados hacia una de estas dos áreas:
- Tareas: este tipo de personas describe retos, ofrece investigaciones y revisa el estatus del consenso del grupo.
- Procesos: fomentan la participación, escuchan activamente,
formulan preguntas y tratan de reconciliar las diferencias.
Algunos “comportamientos disfuncionales”, tales como actuar
demanera ostentosa o con rudeza, impiden que los asistentes
se concentren en el objetivo fundamental de la reunión. Así
que deben ser evitados a toda costa.
Para que una reunión sea productiva, debemos evaluar las
tareas y los objetivos sociales de la misma, y asumir el control
de la dinámica del grupo. Asimismo, debemos identificar el
grado de desarrollo del grupo y determinar el papel, las...