Como hacer buenos informes

¿ Cómo Confeccionar Buenos Informes ?

1. Axiomas de la información :

Informar consiste en entregar datos significativos a otras personas para que tomen conocimiento de lago, se den cuenta de lo que ocurre en un momento y lugar determinados, entiendan cómo y por qué suceden algunas cosas, saquen conclusiones y, eventualmente, tomen decisiones a partir de esos datos.

Entregar datoses la manifestación más básica de la comunicación humana. Una persona tiene algo importante que decir a otro y el otro necesita saberlo. Así, los datos fluyen de uno a otro en forma sucesiva y viceversa generando un intercambio que llamamos conversación. La conversación que entrega datos significativos es vital para el desarrollo de las relaciones humanas y permite el progreso de lasorganizaciones.

Cuando muchas personas deben saber algo o cuando el tema a informar es relativamente complejo y su explicación debe permanecer en el tiempo, es necesario elaborar un informe escrito de la manera y ordenada posible, con todo, al escribir un informe hay que tener muy claro lo que se quiere informar, a quién se va informar y cómo se va a informar.

2. ¿ Qué informar ?

Datossignificativos son los datos importantes, los que son relevantes para comprender lo que se quiere comunicar, son los datos que no pueden faltar para que cualquier persona entienda lo que se quiera informar. Responder a las preguntas : ¿ Qué ?, ¿ Quién ?, ¿Cuándo ?, ¿Dónde?, ¿Cómo?, ¿Por qué ?, ¿ Para qué ?. De manera que en el informe se escriben las actividades realizadas o por realizar, las personasresponsables de llevar a cabo esas actividades, cuándo serán o fueron realizadas, donde tuvieron o tendrán lugar, cómo deben ser desarrolladas. Una explicación del por qué se hace lo que indica el informe y una clara definición de los objetivos que persiguen toda la acción.

3. ¿ A quién informar ?

Vale la pena detenerse en analizar cómo es el público que recibirá el informe, porque ellenguaje que se ocupe, los ejemplos, las descripciones dependerán en gran medida de lo que el público puedan entender. No es lo mismo elaborar un informe técnico destinado a expertos en una materia, que entrega un informe a los operadores de un área que no tiene el conocimiento específico de algunos temas. Como regla general, conviene utilizar un lenguaje simple en ambos casos, y explicar los procesoscomplejos, a través de tablas estadísticas, gráficos, esquemas, fotos, mapas o planos.

UNIVERSIDAD DE ANTOFAGASTA
FACULTAD DE INGENIERIA
CURSS DE PROYECTO

4. ¿ Cómo informar? : Lenguaje claro, conciso y correcto:

Al escribir buenos informes es necesario ocupar un lenguaje claro, conciso y correcto, poniendo énfasis en las palabras claves, es decir, los verbos, lossustantivos y los adjetivos, usando oraciones simples y explicitas del tipo: sujeto + verbo+ predicado.

Para que el lenguaje sea claro es necesario conocer el verdadero significado de los verbos, sustantivos y adjetivos que serán ocupados en el informe. No conviene poner palabras muy rebuscadas que no pueda entender la mayoría. Tampoco conviene usar siglas sin explicarlas, ni palabras enidioma extranjero que no sean ampliamente conocidas.

La concisión tiene que ver con los aspectos específicos del tema a desarrollar en el informe. Se trata de “ir al grano” sin dar rodeos. Tratar específicamente el tópico que se quiere informar y no darle muchas vueltas al asunto.

Un lenguaje correcto es de la pureza gramatical, el más adecuado para el auditorio que leerá el informe, conpalabras precisas que no impliquen un significado equívoco, sin errores de ortografía, puntuación, acentuación ni de redacción.

5. Tipos de informe

Definición : Un informe es un documento que contiene datos significativo ordenados de manera clara y comprensible a un público o audiencia determinada con el propósito de darle a conocer, explicar o demostrarle algún asunto, problema,...