Como Mejorar La Escritura De Documentos En MS Word V2

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Cómo mejorar la escritura de documentos
en Microsoft Word
Jesús Carmona-Montalvo
(carmona@ciestaam.edu.mx)

Para mejorar la presentación de documentos escritos, éstos deberán ajustarse a las
normas editoriales mínimas que a continuación se describen y que se refieren a los
puntos siguientes: (1) Diseño global del documento, (2) Aplicación de estilos a texto
general, títulos, cuadros, figuras,(3) Arreglo de cuadros, (4) Arreglo de figuras, (5)
Referencias bibliográficas, y (6) Elaboración de tabla de contenido. Estas
recomendaciones están destinadas para que estudiantes y profesores del
CIESTAAM las usen como guía para la elaboración de sus trabajos.

1. Diseño global del documento
1.1. Diseño de página
Hay que asegurarse que se utilizará una página tamaño carta. En seguida se fijanlos márgenes: margen superior 2.5 cm, margen inferior 2.5 cm, margen izquierdo
3.0 cm y margen derecho 3.0 cm1.

1.2. Numeración de páginas
El número de página podrá situarse en cualquier parte. El tipo de letra debe ser
tamaño 12, sin interlineado ni espacio superior o inferior.

1.3. Uso de secciones
Con frecuencia los cuadros no caben dentro de los márgenes del documento, por
lo que es necesariomodificar dichos límites o acomodarlos en una página
horizontal (apaisada). Para que esto no afecte los márgenes ni la orientación de
página del resto del documento se utiliza las “secciones”.

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En los países europeos y publicaciones de la FAO se usa el tamaño de papel A4, que es el que
tiene MS Word por defecto, ya que supone que todos los que hablan español viven en España.

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Para definiruna parte del documento que tenga márgenes y orientación diferente
al resto del documento, lo que se hace es seleccionar con el puntero un párrafo,
cuadro o figura. En seguida se modifican algunas propiedades de la página y se
indica a MS Word que esto no se aplicará a todo el documento, sino tan solo a lo
que está seccionado, lo que automáticamente constituirá una nueva sección. Los
pasos a seguiren la cinta del menú principal se ilustran en la siguiente figura.

Además, se acostumbra que las primeras páginas de un documento estén
numeradas con números romanos, en vez de arábigos. Esto aplica en las tesis,
donde la hoja de firmas, la hoja de agradecimiento y tabla de contenido se
numeran como i, ii, iii, etc. Sin embargo, en la Introducción se reinicia la
numeración o continúa con númeroarábigos (1, 2, 3, etc.).
Para lograr esto hay que situarse donde inicia la Presentación o la Introducción,
que es donde comienza la numeración de tipo arábigo e indicarle a MS Word que
se desea insertar una nueva sección. Las instrucciones a seguir en la cinta del
menú principal son estas: Diseño de página / Saltos de sección.

Note que hay dos formas para añadir secciones al documento: insertarun salto de
sección o modificar las propiedades de página de un párrafo, cuadro o figura
seleccionado. Ahora ya existen dos secciones. Sin embargo, todos los cambios
que se hagan a los márgenes, orientación de página, encabezados, pies de
página, numeración de página y numeración de notas a pies de página afectarán
de la misma manera a todas las secciones. Por ejemplo, si se desea poner
numeracióntipo romano, éste estilo se repite automáticamente en todas las
secciones, lo cual es indeseable. Para resolver este inconveniente, se debe
indicarle a MS Word que la sección con numeración tipo arábigo no heredará las

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propiedades de la sección anterior, lo que quiere decir que no está ligada o
vinculada a la anterior.
Para desvincular una sección de otra, se debe hacer doble clic con elpuntero
donde está localizado el número de página. De esa forma se muestran las
propiedades de la sección. Luego hay que hacer clic en el icono Vincular al
anterior y luego en el botón Cerrar encabezado y pie de página.

Una vez que se han desvinculado las secciones ya se puede aplicar un estilo de
numeración diferente para cualquier sección del documento. Las instrucciones a
seguir en la cinta del...