Complejidad

INTRODUCCIÓN
Necesidad de las reuniones
Por encargo de la Dirección de nuestro centro se nos ha solicitado que se haga una revisión del tema de las reuniones y especialmente de la organización y funcionamiento del Consejo de Dirección, basado en esto expondremos en el mismo la experiencia de los autores como ex directivos del Sistema Nacional de Salud cubano y una revisión de artículosnovedosos relacionados con el tema
La reunión es considerada como el procedimiento esencial de trabajo utilizado por los diferentes equipos para posibilitar el intercambio de ideas, pensamientos, actitudes o sentimientos entre sus componentes. (1990): MAC. Graw-Hill. México).
La reunión de trabajo es, por tanto, el espacio donde se toman decisiones consensuadas.
Varias son las razones que consideran ala misma de cosa maldita y de distorsionador de la organización personal del trabajo pudiéndose llegar a las siguientes opiniones:
* Sensación de innumerables reuniones, largas e inútiles lo que conlleva a perdida de tiempo y en ocasiones su presencia no es necesaria.
* Reuniones no preparadas: los directores, vice directores, jefes de Departamento convocan reunión, el resto del equipo acudey... ¡a ver qué pasa!
* Reuniones mal dirigidas o no dirigidas, al no emplear técnicas y estrategias adecuadas, o que acusan la falta de recursos procedimentales.
* No se toman acuerdos ni se determina un plan de actuación posterior.
* Si se toma algún acuerdo, no se especifica quién, cómo y cuando se realizará el seguimiento y control de su puesta en práctica.
* El no llevar a efecto el acuerdotomado invalida con frecuencia la eficacia de una nueva reunión.
No es como mucho piensan que la reunión se trata de diluir la responsabilidad entre un grupo de individuos para poder afirmar que el asunto se discutió con todos antes de ser elevado, llevar una idea preconcebida y oír a los demás pero sin escuchar realmente, buscar respaldo o simplemente cumplir el rito de reunirse.
Antes deseguir profundizando en el tema expondremos a lo que llamamos Consejo de dirección, lo cual podemos conceptualizar como un órgano asesor de la Dirección en cualquier sistema organizacional, este se reúne para la planificación, organización de los objetivos estratégicos de la misma, discusión de los problemas y donde se realiza la rendición de cuenta del trabajo tomándose decisiones para el buenfuncionamiento de la institución o empresa.
Su composición es aprobada por resolución del director y esta compuesto de la siguiente forma el Director, el cual lo preside, miembros son todos los vicedirectores, un secretario e invitados permanentes entre los que se encuentran los secretarios generales de las organizaciones de masa y políticas de la institución o empresa y el contador principal.
Conceptoy elementos de una reunión
Una reunión la constituye un grupo de personas de parecido o diferente perfil profesional unidas en un espacio y tiempo, y con una documentación concreta para su lectura, debate y aprobación, con el fin de coordinar actuaciones posteriores en el sistema organizacional
Las personas responsables de las reuniones deben tener en cuenta, en el momento de convocarla oprepararla, los elementos o variables que intervienen en ella. Su interacción condicionará el objetivo o modalidad de reunión, su tiempo o duración y las personas que deben asistir.
Según nuestro estimado profesor Dr. Orlando Carnota Lauzan la podemos definir como que «Es una actividad legitima insustituible para el logro de objetivos donde la inteligencia colectiva la necesidad de cooperación, elcomprometimiento con la ejecución, el surgimiento de ideas o el intercambio de conocimientos sean factores fundamentales.»
Por lo que podemos inferir que involucrar a otros en esta actividad requiere que el directivo aplique con conocimiento las técnicas relacionadas con el manejo de grupo, las cuales tienen sus complejidades y características, más aun cuando el mundo actual altamente impredecible...