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TIPOS DE DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN EN LA COMPRA

1. El Albarán
El albarán es un impreso que lo cumplimenta el proveedor, el cual se adjunta a las mercancías que nos remite, y en el que se detalla que nos manda.
La misión del albarán es:
a) cotejar sí lo enviado corresponde con lo pedido.
b) acompañar a la mercancía.
Cuando el proveedor lo cumplimenta lo realiza por medio de un impresoauto calculable que consta de las siguientes copias:
Original: va con la mercancía.
1ª Copia para el proveedor: para dar de baja en el almacén la mercancía.
2ª Copia para el proveedor: para el departamento de contabilidad.
3ª Copia para la agencia de transporte: como comprobante de haber entregado la mercancía.
2. La factura
 Introducción
La factura es un documento que acredita legalmenteuna operación de compra venta.
Se confecciona a partir de los datos consignados en el pedido y reflejados en el albarán.
Cuando el proveedor no ha recibido ninguna reclamación sobre el pedido solicitado, remitirá al cliente la factura de compra.
La factura se realiza como mínimo por duplicado acompañando siempre al original al comprador o empresa compradora.
La emisión de la factura debereunir una serie de requisitos establecidos por la ley.
La legislación mercantil a través del código de comercio y la legislación fiscal mediante la ley del IGIC y del IVA, regula los diferentes aspectos de la factura.
La factura consta de 3 apartados
 Membrete, datos identificativos del cliente y del vendedor.
 Descripción de la mercancía.
 Cálculo del importe.
A) Membrete
El membrete orazón social de la empresa vendedora son los datos de identificación personal y fiscal.
El Nº de referencia y fecha de emisión de la factura.
Las facturas deben estar numeradas y ser correlativas, sí estas no son numeradas igualmente deben seguir un determinado orden. Toda factura tiene que contener la fecha de emisión para que pueda ser archivada y localizada.
Y por último deben figurar losdatos del cliente juntamente con sus datos fiscales.
B) Cuerpo de la factura o descripción de facturas
En este apartado se relaciona o se detalla todo lo relativo con la mercancía vendida por parte del proveedor:
• Referencia del artículo: Todo artículo tiene que tener datos de identificación ya que la hace diferente a otro de similares características.
• Concepto o clase del artículo: Expresa elartículo que deseamos comprar.
• Cantidad: Viene expresada las unidades que se compran de ese artículo.
• Precio por unidad: Expresa el precio de ese artículo.
• Tanto por ciento del descuento directo: Hay ocasiones en las que los proveedores realizan un descuento directo sobre ese artículo.
• Total: Es el producto de multiplicar el nº de unidades vendidas por su precio correspondiente menosel descuento directo sí es lo que lo hay.
 Cálculo de la factura
El importe total de la factura se calcula teniendo en cuenta el importe de la venta menos los descuentos más los gastos que forman parte de la base imponible más el % de impuesto más los gastos fuera de factura sí es que los hay.
Imp. venta - Dto + gastos (BI) + %IGIC + Gastos (FF)
La emisión y envío de la factura puedenproducirse en 3 diferentes momentos.
En el momento en el que se produce la operación. Es decir cuando el cliente paga directamente y el proveedor firma la factura, lo cual indica que el cliente ha pagado.
Dentro del plazo establecido entre el cliente y el proveedor.
Es habitual que la factura sea entregada el último día del mes.
Hay ocasiones generalmente en comercios pequeños que el albarán hacetambién de factura, para lo cual el albarán tiene que estar valorizado, cuando este es pagado el proveedor lo firma por lo que indica que ya ha sido pagado.
 Aprobación de la factura
La factura debe de ser comprobada por el departamento de compra antes de su pago. Dar conformidad a la factura consiste en comprobar que se ajusta a lo establecido en el pedido y en el albarán. Una vez concluido...