Concepto De Gesti N Documental

CONCEPTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL


CLASES DE DOCUMENTOS

Según su vigencia: Administrativo: Tiene valor mientras el documento le fue útil a la Institución Histórico: Valor permanente y seráconsultado por su valor cultural.

Según la frecuencia de uso: Activos o dinámicos Inactivos o no dinámicos. Entre activos están:

• Archivos de gestión o de las oficinas productoras de documentos: decirculación, de tramitación por los canales o cauces normales, en busca de respuesta o solución para el asunto que se ha iniciado.

• Archivos centrales o intermedios: una vez recibida la respuesta osolución al asunto iniciado, se debe conservar, ya que puede ser objeto de consulta o antecedente, pero no con la frecuencia de la primera etapa.

• Archivos permanentes o históricos: incluye losdocumentos que asumen un valor permanente por decisión del respectivo comité de archivo.

Soportes documentales: es el medio en el cual se contiene la información, este varia según los materiales y latecnología que se emplea; además de los archivos en papel podemos encontrar archivos audiovisuales, fílmicos, informáticos, orales, sonoros, etc..”
Soporte: parte material o física (papel, cinta.disco).

Documento. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Documento de archivo. Registro de informaciónproducida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicadapor medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios yprocesos archivísticos.

Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado....