Conceptos Generales De La Archivística Y La Gestión

CONCEPTOS GENERALES
Comenzaremos comentando de manera necesariamente superficial algunos conceptos básicos, para ir poco a poco intruduciéndonos en la Gestión Documental, y en el papel de los Archivos de Gestión como Inicio y Génesis de cualquier Sistema de Gestión Integral de Archivos. Transparencia 1 1. ARCHIVO DTA: (1) conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejerciciode sus funciones por las personas físicas o júrídicas, públicas y privadas(coincide con Fondo Documental) (2) Institución cultural donde se reunen, conservan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. (3) Local donde se conservan y consultan los documentos. ICA/CIA: 3 acepciones en su versión francesa. 1. Conjuntode documentos, de cualquier fecha, forma o soporte material, producidos y/o recibidos por cualquier persona, física, servicio u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, que su productor conserva por sus propias necesidades, o transfiere a la institución de archivo competente. 2. Institución responsable de la reunión, tratamiento, inventario, conservación y difusión de losarchivos. 3. Edificio, lugar donde se conservan y difunden los archivos, llamado también Depósito de Archivos.

Más adelante nos detendremos con más profundidad en el concepto de archivo, en relación con el de documento de archivo y su ciclo vital. No nos detendremos a relacionar los tipos de archivo (Publicos/Privados, Nacionales/Regionales/Locales, Administrativos/Históricos). La tematica delcurso gira alrededor de la gestión de documentos, que afecta a las tareas de todo tipo de archivo.

Transparencia 2 2. DOCUMENTO: Definiciones: RAE (consulta por internet): (Del lat. documentum).1. m. Diploma, carta, relación u otro escrito que ilustra acerca de algún hecho, principalmente de los históricos. 2. m. Escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como talespara probar algo. 3. m. desus. Instrucción que se da a alguien como aviso y consejo en cualquier materia.~auténtico. 1. m. Der. El que está autorizado o legalizado. ~privado. 1. m. Der. El que, autorizado por las partes interesadas, pero no por funcionario competente, prueba contra quien lo escribe o sus herederos. ~ público. 1. m. Der. El que, autorizado por funcionario competente para ello,acredita los hechos que refiere y su fecha. DTA: Testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal. ICA/CIA: Document: A combination of a medium and the information recorded on or in it, which may be used as evidence or of consultation. A single archival,record or manuscript item. Usually physically indivisible. Record(s): Recorded information (document(s)) regardless of form or medium created, received and maintained by an agency, institution, organisation or individual in pursuance of its legal obligations or in the transaction of bussines. In automatic data processing, a unit of data. Forming the basic element of a file and consisting in turn ofa number of interrelated data fields. Desde el punto de vista de la Gestión de Documentos, nos interesa centrarnos en la definición del ICA/CIA, pues es de este campo del que nos llegan las innovaciones metodológicas y las directrices generales del trabajo en el archivo, sin perder de vista nuestra tradición terminológica.

Estas definiciones suponen un problema para la tradición de lenguacastellana, ya que no contamos con equivalentes de Document y Record. Documento engloba ambas, pero sin la concreción necesaria. Es por eso que debemos buscar una expresión que individualice el tipo de documentos que va a formar parte de la Gestión de Documentos desde el punto de vista archivístico. El problema se está haciendo patente en la traducción de la Norma ISO 15489, que está realizando un...