Conceptos archivisticos

GUIA Nº 12

Ley 594 de 2000
Por medio de la cual se dicta la ley general de archivo y se dictan otras disposiciones
* COMITÉ DE ARCHIVO:
Es un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
El Comité de Archivo estará conformado, entre otras, por lassiguientes personas; El funcionario del nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel jerárquico de quien dependa de forma inmediata el Archivo de la entidad (Secretario General o Subdirector Administrativo, entre otros), o su delegado, quien lo presidirá; el jefe de la Oficina Jurídica o su delegado; el jefe de la Oficina de Planeación o su delegado; el jefe de la unidad de organización ymétodos o su delegado; el jefe de la dependencia productora de los documentos que evaluaran y el jefe de la unidad administrativa u operativa del archivo. Quien actuará como secretario. Además podrán asistir como invitados aquellos funcionarios o particulares que puedan aportar elementos de juicio necesarios en la sesiones correspondientes (Jefe de la Unidad de Control Interno, técnicos, historiadores ousuarios externos entre otros). En las entidades donde no existen estos funcionarios serán integrantes del Comité de Archivo aquellos funcionarios que desempeñen labores similares o afines

* DEPURACION:
Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen
Valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.
En conclusiónDepurar un archivo significa separar la documentación que debe guardarse de la que ya no es necesaria (vencida). Sólo se debe guardar en el archivo la documentación que:
- Legalmente debe preservarse durante determinado tiempo
- Es necesaria para ser consultada
Previamente se debe conocer el plazo de guarda de los documentos de su institución y la necesidad de consulta.
Luego un equipo deoperadores nuestros trabaja en su archivo revisando la documentación que cumple con los requisitos de guarda, separando la que puede destruirse
En ese mismo proceso se registra la documentación que

* FONDOS ACUMULADOS
Los fondos acumulados son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y deconservación.
Los fondos acumulados son producto de la carencia de política archivística del Estado, del desgreño administrativo y de los cambios constantes de la administración; estos últimos se reflejan en la liquidación, fusión y privatización de entidades así como también en las reestructuraciones que suprimen o adicionan funciones al interior de una entidad. Esto conlleva a que la instituciónconcentre en sus depósitos documentación producida por la o las entidades que la precedieron o de las cuales ha asumido algunas funciones.

* INVENTARIO:
El inventario es el instrumento de descripción básico en un archivo ya que describe de forma global los fondos secciones y series, refiriendo la localización topográfica (expedientes y cajas), fechas extremas y síntesis de los asuntos ya sea porserie o cajas; permite al archivista tener el control del acervo, además de que puede ser utilizado como instrumento de consulta puesto que nos dice qué es lo que hay y en dónde está ubicado
El Consejo Internacional de Archivos ha desarrollado una normatividad que permite estandarizar a nivel mundial los principales instrumentos de consulta, mediante la Norma Internacional General de DescripciónArchivística ISAD (G). La norma establece veintiséis elementos que pueden ser combinados para la descripción de cualquier unidad, aunque solamente seis son considerados como esenciales a toda descripción: signatura (país, archivo), título (Fondo), fechas extremas, nivel de descripción (guía, inventario, catálogo), volumen y soporte (número de fotografías, expedientes y cajas), nombre del...