conceptos

AFIANZAMIENTO DE CONCEPTOS


MAYERLLI CAROLINA ROJAS
LILIANA ANDREA ORTIZ
MARCELA OCHOA


INSTRUCTOR
JAIME SUAREZ


FICHA
298698





CENTRO DE ATENCION AL SECTOR AGROPECUARIO
C.A.S.A
2013



CONCEPTO, FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE CADA UNO.

COMITÉ ORGANIZADOR
Tiene la responsabilidad de definir y presentar al Coordinador del evento todas las acciones en detalleque conlleven a su organización y desarrollo, tanto en la etapa previa como en la ejecución, seguimiento y evaluación del evento para su visto bueno y toma decisiones.
Así mismo, tiene a su cargo la elaboración y coordinación del programa general de trabajo, debe tener a su disposición todos los recursos humanos, técnicos y financieros.
COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN
Se encarga de administrar ymanejar todos los recursos humanos, financieros y físicos necesarios, facilita los medios económicos y materiales y controla su adecuada utilización.
Se ocupa del apoyo logístico en general para el éxito del evento.
Depende directamente del Director General.
COMITÉ DE RELACIONES PÚBLICAS
Las decisiones importantes se toman en grupo, de forma colegiada. Como ventajas de este tipo de organizaciónestán la de que dos personas ven más que una y tres más que dos, la de la aceptabilidad de las decisiones al haber participado en su elaboración varios miembros relevantes de la organización,
Tiene como misión crear y mantener la imagen positiva de la organización, en las actividades de promoción, divulgación y atención directa de los participantes.
Lo conforman los subcomités de divulgación ypublicidad, inscripciones, recepción y alojamiento, información y documentación, protocolo y actos sociales

COMITÉ DE SERVICIOS
COMITÉ ACADÉMICO
Se encargará de hacer los contactos con los conferencistas, ponentes, participantes en mesas redondas y de coordinar la recepción de las ponencias, conferencias, discursos y conclusiones, las cuales harán parte de las memorias del evento. Deberáacordar con el subcomité de Recepción y Alojamiento, los detalles del desplazamiento y permanencia de los conferencistas.

COMITÉ DE SECRETARÍA
Es el comité responsable de la recolección, elaboración de originales, corrección, impresión, armada, distribución y archivo de la totalidad de las ponencias, conferencias, discursos y conclusiones del evento. Debe recopilar, clasificar y conservar tododocumento que produzca el evento para la elaboración de las memorias. Atiende además el eventual diligenciamiento, envío, recibo y tramitación de correspondencia de los asistentes al evento, así como la recepción y realización de llamadas de los participantes
Son funciones también elaborar circulares de promoción e invitación al evento, actualización de listas y confrontación de direcciones,elaborar fichas de inscripción, cuadro de alojamiento, certificados de asistencia y demás trabajos mecanográficos que surjan durante el evento.

Colocar en la cartelera, que para tal fin se instale a la entrada del salón de conferencias, toda la información que aparece en los diarios sobre el evento, así como el programa del día y los cambios en la programación.


SUBCOMITÉS.
SUBCOMITE DEPRESUPUESTO Y FINANZAS
Le corresponde elaborar el presupuesto general de gastos.
Es responsable de la consecución de fondos y aportes para financiar el evento.
Tiene a su cargo el movimiento de cuentas, recargo por facturación de inscripciones y consignación en bancos.
También debe llevar el balance financiero y asigna dos personasen tesorería para el manejo del dinero

SUBCOMITÉ DESUMINISTROS
Tiene a su cargo la consolidación de las solicitudes de elementos, equipos, materiales y demás implementos necesarios presentados por cada comité.
Todo esto debe contar con el visto bueno del director


SUBCOMITE DE DIBULGACION PROMOCION Y PUBLICIDAD
Le corresponde divulgar el evento mediante una muy bien planeada campaña publicitaria, que incluya afiches, circulares, plegables, vallas,...