CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA

CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA Los presupuestos van siempre ligados al tipo de empresa, a sus objetivos, a su organización y a sus necesidades, su contenido y forma varían de una entidad a otra, principalmente en el grado de análisis requerido, por lo cual es indispensable el conocimiento amplio de la empresa, objetivos y necesidades en que se hayan aplicar. La preparación del presupuesto se basa enel principio de que todas las transacciones de la entidad están íntimamente relacionadas entre sí, de suerte que si una determina parte del plan pudiera ser tomada como punto de partida, el resto del mismo podría ser establecido con un grado razonable de seguridad y certeza, permitiendo a la gerencia tomar decisiones adecuadas.
EXPOSICIÓN DEL PLAN O POLITICA El conocimiento del criterio de losdirectivos de la compañía, en cuanto al objetivo que se busca con la implantación del presupuesto, deberá exponer en forma clara y concreta por medio de manuales e instructivos, cuyo propósito será, además de lo anterior, uniformar el trabajo y coordinar las funciones de las personas encargadas de la preparación y ejecución del presupuesto, definido las responsabilidades y los limites de autoridaden cada uno de ellos, así como evitar opiniones particulares o diversas. En dichos manuales se incluirá también información sobre los presupuestos que forman el sistema aprobado, el periodo que abarcara el presupuesto; el diseño de las formas especificas que hayan de usarse, con instrucciones sobre su manejo y contenido, y toda la información que se juzgue conveniente incluir para llenar lasnecesidades especificas de la que se trate.
COORDINACIÓN PARA LA EJECUCIÓN DEL PLAN O POLITICA Debe existir un director del presupuesto que actuara como coordinador de todos los departamentos que intervienen en la ejecución del plan. La sincronización de las diferentes actividades se hará elaborando un calendario, en el que se precisen las fechas en que cada departamento deberá tener disponible lainformación necesaria, para que las demás secciones puedan desarrollar sus estimaciones. De esta manera será necesario también que toda la información obtenida y las estimaciones realizadas sean enviadas al director del presupuesto, centralizándose en él la programación de actividades, así las fechas del calendario estarán referidas al momento en que este reciba o envié algo. La responsabilidad dela preparación del presupuesto recae sobre el mismo, pero los funcionarios de los diversos departamentos tendrán la obligación de proporcionarle los informes y estudios necesarios para su elaboración de ahí la necesidad de determinar el campo de acción de cada uno, su autoridad, responsabilidad y jerarquía. FIJACIÓN DEL PERIODO PRESUPUESTAL Otro de los requisitos que deberán tomarse en cuenta parala integración del control presupuestal, es la fijación del lapso que comprenden las estimaciones. La determinación de este periodo opera en función de diversos factores tales como: estabilidad o inestabilidad de las operaciones de la empresa, el periodo del proceso productivo, las tendencias del mercado, ventas de temporada, etc. Otros factores que influyen en la fijación del periodo presupuestalson las características propias del renglón; por ejemplo "Las inversiones a más de un año" y los financiamientos, pueden estimarse para lapsos mayores que las partidas de operación. Normalmente se hacen coincidir los periodos de las estimaciones con los de los resultados, para poder efectuar con mayor facilidad las comparaciones entre los mismos y hacer las correcciones necesarias. Se podríaconcluir, aconsejando no establecer el periodo del presupuesto largo en forma rigurosa, ya que este suele variar constantemente según sea la estabilidad o inestabilidad de las operaciones que se realicen, la práctica más aceptable podría ser la de estimar las operaciones de la empresa en periodos de un año, dividiendo este en trimestres, que a su vez se subdividan en meses, posteriormente se irían...