conservacion de documentos

¿HASTA CUANDO CONSERVAR LOS PAPELES Y
LIBROS?

Con el transcurrir del tiempo y en la medida en que se desarrollan las
actividades empresariales, el archivo de las empresas se va acrecentando detal forma que en un momento dado no se sabe que hacer con tanto documento.
No hay espacio físico para albergar las grandes cantidades de papeles y
soportes de las transacciones de la empresa. Surgeentonces la pregunta.
¿Puedo destruir los archivos viejos?; ¿Cuántos años debemos conservar
documentos y libros de contabilidad? En el año inmediatamente anterior con la
expedición de la leyantitramites se produjo una modificación a lo que se tenia
establecido, pero es necesario precisar el alcance de dicha norma. Veamos la
respuesta a estas inquietudes tomando como base la doctrina de laDIAN.

¿Cuándo tiempo se debe conservar la contabilidad?
Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período
de diez (10) años contados a partir de la fecha del últimoasiento, documento
o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su
conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético, o electrónico
que garantice sureproducción exacta. Igual término aplicará en relación con
las personas no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a
conservar esta información. Lo anterior sin perjuicio de los términos menoresconsagrados en normas especiales.

¿Para efectos tributarios cual es el término de conservación?
El artículo 632 del Estatuto Tributario consagra el deber de conservar
informaciones y pruebaspara efectos del control de los impuestos que son
administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, al señalar
que todas las personas o entidades contribuyentes o no contribuyentes delos
mismos, deberán conservar por un período mínimo de cinco (5) años, contados
a partir del 1 de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o
recibo, los documentos, informaciones...