CONSIDERACIONES A TOMAR EN CUENTA EN LAREDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE LOS INFORMES DE CONTROL

CONSIDERACIONES A TOMAR EN CUENTA EN LA REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
DE LOS INFORMES DE CONTROL


1. En la CONDICIÓN de la Observación, NO incluir afirmaciones EN CONDICIONAL (habría pagado, habría realizado, no existiría el documento, no se habría ejecutado la partida de la obra, estaría inconclusa), teniendo en cuenta que lo que se señala en el Informe está evidenciado, sustentado yconfirmado con la evaluación de aclaraciones o comentarios. Por lo tanto, las afirmaciones deben ser AFIRMATIVAS o NEGATIVAS según el caso (el funcionario PAGÓ, el trabajador NO CAUTELÓ).
El CONDICIONAL solo procede cuando se hace referencia a un probable resultado (incierto, desconocido, riesgo).
2. En el Informe los hechos deben describirse en tiempo pasado, salvo excepciones como hechos ocurridosdurante la acción de control (presente) o que estarían por ocurrir (futuro).
En el Memorando de Planificación de la acción de control la redacción debe estar en futuro (donde corresponda), debido a que allí se describe lo que se pretende realizar o que se espera alcanzar.
3. Cuidar que exista concordancia y coherencia en la redacción: TIEMPO (pasado, presente, futuro), GÉNERO (femenino,masculino), NÚMERO (singular, plural).
4. Utilizar una redacción (lenguaje) SENCILLA, CLARA, PRECISA, CONCISA, a fin de facilitar la lectura y el entendimiento del mensaje que se quiere trasmitir.
5. NO utilizar MULETILLAS que impiden una lectura ágil: cabe señalar, cabe indicar, es el caso señalar, no hace más que, es preciso destacar.
6. Evitar redundancia para hacer ATRACTIVA, LIGERA y ENTRETENIDA lalectura, para evitar aburrir al lector. Se debe tener en cuenta que el Informe es el producto de un trabajo técnico de personal profesional, y que es un PRODUCTO QUE LA CONTRALORÍA GENERAL QUIERE “VENDER” AL USUARIO (lector), por lo tanto EL INFORME DEBE SER CAUTIVADOR Y NO ABURRIDO.
7. Utilizar oraciones y párrafos cortos para permitir al lector: hacer las pausas necesarias, entender el mensaje(máximo de 10 líneas según el lineamiento 03-2011-CG/GCAL, folio 20, 26, 63). Los párrafos muy largos no permiten entender el mensaje porque tienen demasiada información en un solo bloque, que inclusive impiden retomar la lectura, luego de verificar un anexo o hacer una pausa.
8. Si un Cuadro elaborado por la Comisión Auditora requiere presentarse en 2 páginas porque es extenso, incluir elencabezamiento en ambas páginas del Cuadro.
9. Utilizar correctamente los signos de puntuación a fin de NO CORTAR LAS IDEAS. Utilizar donde corresponda la coma, punto y coma, dos puntos, punto y seguido, punto y aparte.
No utilizar signos de puntuación innecesarios o en exceso en un solo párrafo. Preferible considerar un nuevo párrafo a fin de no exceder el tamaño de 10 líneas.
10. Para citastextuales utilizar comillas o sangría, pero solo una a la vez porque ambas son válidas.

11. El contenido de la Carátula del informe debe ser el mismo en el índice, primera página, pie de página (a partir de la segunda página) del INFORME y ANEXOS, así como de la SINTESIS GERENCIAL, OFICIOS Y MEMOS, formatos CBR, SAGU (en el cual se puede modificar hasta antes de la aprobación del informe).

12. ElPERIODO consignado en el ALCANCE del MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN (periodo inicial de la acción de control), en algunas ocasiones varía por cada INFORME ESPECIAL según el tema de que se trate (compra de vehículo, ejecución de obra). Por lo tanto, es necesario formalizar la ampliación del NUEVO ALCANCE en el MEMORANDO de PLANIFICACIÓN, y en todo el contenido del INFORME ADMINISTRATIVO consignar elPERIODO INICIAL, y en el rubro del ALCANCE, el hecho observado (proveniente o no de un Informe Especial) y las circunstancias que dieron lugar a la ampliación a ejercicios anteriores y/o posteriores.


13. Términos que NO deben utilizarse en los informes, sugiriéndose lo señalado entre paréntesis:
a) recepcionar (recibir);
b) sustentatorio(a) (sustento, sustentante, sustentador);
c)...