contabilida

Mientras que para llevar una contabilidad, una agenda de contactos, facturas… almacenar datos “alfanuméricas” sirve cualquier producto del mercado, el “motor” de un sistema de gestión documental,el ”gestor” de la base de datos “documental” tiene unos requisitos mucho más exigentes. Hace ya muchos años que la continua evolución del hardware ha resuelto los problemas de capacidad y rendimiento queplantea guardar en un PC corriente un fichero con 40, 50 ó 300 mil registros. Los datos “alfanuméricos”, nombres, apellidos, números de teléfono, cuentas contables… ocupan unos cuantos bytes y, pormuchos que tengamos, siempre estaremos hablando de kilobytes. Unos pocos “Megas” a lo sumo. ¿Qué son 3 ó 4 Mb en un PC que tiene un disco duro con 500Gb, o, lo que es lo mismo, unos 500.000 Mb? Esdespreciable. Es un problema resuelto.
Pero si hablamos de gestión documental, la cosa cambia.
Ahora un “registro” de la base de datos, cada uno de los elementos que la componen, es un fichero. Puedeser un documento con texto de Word (20, 30, 140Kb…), PDF (50, 100, 200Kb), Excel (otro tanto)… pero puede que tengamos imágenes, logotipos, fotos, documentos escaneados con una buena resolución… con loque ya el orden de magnitud empieza a ser de Mb, más que Kb. No es difícil que un usuario incorpore 2 ó 3 mil documentos al año con lo que nos empezamos a mover (en una PYME de 10 usuarios) en cifrasde varios Gb anuales. Esto ya no es tan fácil de gestionar. Y mucho menos sencillo es garantizar un rendimiento adecuado al introducir los nuevos documentos, y al consultar los existentes. Ya no mevale una base de datos tipo Access: necesitamos algo “serio”.
Ahora que ya he decidido lo que quiero, la pregunta de siempre: ¿cual elegir? Porque, como pasa con todo en la sociedad actual, la ofertaes enorme, variada y con frecuencia contradictoria. Sin ánimo de ser exhaustivo, no tengo espacio ni vocación de serlo aquí, ahí van unos comentarios sobre cómo y porqué elegimos nosotros la base de...