Contabilidad

Manejo Contable

Todo organización debe llevar por lo menos un control básico de los ingresos, gastos inventarios y utilidades que nos facilite en cualquier momento tener una información sistemática sobre el desenvolvimiento económico de la misma.

Un banco de maquinaria no es la excepción, si este no tiene trabajo que le permita percibir un ingreso no es sostenible.

Por consiguiente esindispensable seguir parámetros contables básicos que nos ayuden establecer un control financiero el cual nos permita identificar los resultados reales de la organización en términos de utilidades o perdidas, con el fin de tener claridad de los ingresos que se reciban durante la operatividad de la organización debe cubrir los costos y gastos que genere dicha actividad y por consiguiente no se debedistribuir como utilidad.

Dentro de los requerimientos que estableció el Ministerios de Agricultura y Desarrollo Rural esta el registro organizado y sistemático de las operaciones que realice la asociación con la maquinaria otorgada por dicho Ministerio, por ello adjuntamos formatos generales básicos de los siguientes documentos soporte, libros auxiliares e inventarios con el fin de brindaruna información confiable en cualquier momento:

Documentos Soportes:
 Cuenta de cobro
 Comprobante de ingreso
 Comprobante de egreso

Libros Auxiliares:
 Clientes
 Caja
 Bancos
 Proveedores
 Gastos
 Activo fijos

Tarjeta Activo Fijo para el Manejo de Inventario de la Maquinaria.

Cabe resaltar que este manejo administrativo que sugerimos se adapta inicialmente a lasnecesidades contables primarias de la asociación, por consiguiente cabe la posibilidad que a medida que desarrollen su operatividad requieran complementar e incluir otros procedimientos y procesos contables.



INSTRUCTIVO:

 Documentos Soportes:

Son la base para registrar las operaciones comerciales de una organización. Se archiva en orden cronológico y de su consecutivo numérico, de talmanera que sea posible su verificación.

Cuenta de Cobro:
Como su nombre lo indica es el documento que se expide para realizar el cobro de los servicios prestados por la asociación, de igual forma se hacen en original y copia con el consecutivo numérico y en orden cronológico, de tal manera que se entrega uno al cliente y la copia se debe archivar.

Comprobante de Ingreso:
Es un soportecontable el cual consta los ingresos en efectivo o cheque proveniente de los clientes. El original se entrega al cliente y la copia para el archivo consecutivo que se debe llevar.

Comprobante de Egreso o Pago:
Es un soporte de contabilidad que respalda el pago de determinada cantidad de dinero ya sea en cheque o en efectivo.
Generalmente se elabora por duplicado, el original para el beneficiariodel pago y la copia para el consecutivo de archivo.

Tarjeta de Inventario de Activo Fijo:
Es un formato para el control de los activos fijos que tiene la asociación, en el se determina el valor de la depreciación o desgaste de los mismo, en nuestro caso particular la maquinaria agrícola tiene una vida útil contable de 10 años, a partir de esta información se realiza la operación dedepreciación, este se hace con el fin de mantener actualizado el valor de la maquinaria teniendo en cuenta su utilización, para una posible venta a futuro.

Nota: se realiza el diligenciamiento de la tarjeta del tractor como ejemplo.

 Libros Auxiliares:

Son libros de contabilidad en los que se registran en forma detallada, los valores e información registrada en los documentos soportesTeniendo en cuenta las operaciones de la organización se determina el número de auxiliares que se necesita.

Cabe resaltar que los libros auxiliares no hacen parte de los libros principales los cuales deben llevar las empresas cuyo régimen tributario no es especial.

Para nuestro caso particular los libros auxiliares que se recomienda llevar son los siguientes:

Libro Auxiliar de Clientes:...