Control De Costo

PROCEDIMIENTO DE GESTION
GESTION DE PROYECTOS

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CONTROL DE COSTOS

1.

OBJETIVO
Establecer la metodología para la correcta estimación mensual del resultado económico y margen real del Proyecto, considerando tanto el resultado acumulado en la fecha de evaluación como el resultado proyectado al final del Proyecto.

Figura 01 – elControl de Costos es el proceso por el que se calcula el resultado a fin de Proyecto.

La información obtenida del Control de Costos debe ser oportuna, confiable y sustentable a fin de que pueda ser útil como una herramienta de gestión.

2.

DESARROLLO

2.1. Secuencia del Control de Costos
El proceso de Control de Costos puede esquematizarse con el flujo mostrado en la figura siguiente:ANTES DEL INICIO Estructura de Control AL INICIO Presupuesto Meta MES A MES Margen a Fin de Obra Margen a la Fecha AL FINAL Margen Final

MESES DEL PROYECTO

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

…….

Figura 02 – Procesos de Control de Costos.

Al inicio de la etapa de Planeamiento1 el Proyecto define la Estructura de Control2, de acuerdo a las metodologías establecidas poreste manual. Esta estructura será creada en el Sistema de Contabilidad (ORACLE) y servirán para registrar todos los costos en la contabilidad. El resultado del Planeamiento en lo referente a costos queda plasmado en el Presupuesto Meta3, el cual deberá ser presentado y aprobado en la Reunión de Compromisos. El proceso de Control de Costos que es materia del presente documento corresponde al de lagestión día a día del Proyecto. Consiste en validar mes a mes el Margen a Fin de Proyecto e identificar y registrar las brechas entre este Margen y el Margen Meta. Las brechas de costo resultantes entre el Presupuesto Meta y los costos reales del Proyecto se analizarán ordenadas de acuerdo a la Estructura de Control.

1 Ver documento introductorio GYM.SGP.PG.08 – Planeamiento 2 Ver procedimientoGYM.SGP.PG.11 – Estructuras de Control 3 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.15 – Presupuesto Meta

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CONTROL DE COSTOS

2.2. Resultado a Fin de Proyecto
Para obtener el Resultado a fin de Proyecto se deben sumar dos análisis: el del cálculo del Resultado a la Fecha y el estimado del Resultadodel Saldo. Para ello se empleará la metodología escogida por el Proyecto asociada a la estructura de control usada.

Figura 03 – Resultado a Fin de Proyecto.

A. Resultado a la Fecha:

Consiste en el cálculo de la venta y el costo reales acumulados a la fecha, y por consiguiente del resultado o margen real a la fecha. Éste debe incluir los gastos financieros y otros ingresos y egresosextraordinarios (como por ejemplo facturación de cargos a terceros4). El Resultado a la Fecha debe coincidir con el Resultado Contable5, sin incluir la diferencia por tipo de cambio.

B. Resultado del Saldo

Consiste en el cálculo de la venta y el costo proyectados del saldo del Proyecto, y por consiguiente del resultado o margen del saldo. Es el resultado de la actualización del planeamiento (esdecir, del Presupuesto Meta) para el saldo del Proyecto. Para ello se verifican las estrategias de ejecución, se revisan alternativas posibles y se considera la dificultad específica de la porción del Proyecto que falta ejecutar, con lo que se obtienen cuadrillas, rendimientos y ratios ajustados para el saldo. Este ejercicio se denomina proyección del saldo, y se elabora a partir de la informaciónconocida y/o definida a la fecha. Debe incorporar los posibles costos imprevistos y/o contingencias identificados.

2.3. Metodologías de Control de Costos
Existen dos metodologías establecidas para llevar a cabo el Control de Costos. El Proyecto escogerá la metodología a usar, tomando en cuenta que cada una requiere una Estructura de Control6 particular, la cual es definida al inicio del Proyecto....