CONTROL DE DOCUMENTOS


Responsable
Firma
Fecha
Elaborado por:
Gestor de Calidad

28/10/2011
Revisado por:
Gerente de Operaciones

28/10/2011
Aprobado por:
Gerente General

28/10/2011

1. Objetivo del procedimiento

Definir las pautas de Biopetrol para aprobar, revisar, actualizar, distribuir y controlar la documentación del Sistema de Calidad.

2. Alcance del procedimiento

Se aplica a todoslos procedimientos e instructivos que se encuentran en elaboración, revisión y/o aprobación dentro del Sistema de Calidad de la Organización

3. Documentos de referencia y/o complementarios

PP-GC-01: Manual de Calidad Biopetrol
ISO 9001:2008: Sistema de Gestión de la Calidad – Requisitos

4. Términos y definiciones
Procedimiento: Manera de hacer o método práctico para hacer algo, conducta,modo de obrar o actuar.

Instructivo: Detalle específico de una actividad que debe ser ejecutada.

Registro: Respaldo, evidencia objetiva de actividades realizadas o resultados obtenidos por el Sistema de Calidad.

Anexos: Documento adicional que se incorpora al final de un procedimiento o instructivo de trabajo con el fin de lograr mayor claridad entendimiento.

Documentos internos:Aquella documentación generada dentro de la Organización utilizada como directrices, tales como procedimientos, documentos normativos.

Documentos externos: Aquellos documentos y estándares de origen externo que intervienen directamente en la Organización

5. Desarrollo del procedimiento

En este procedimiento se han establecido dos tipos distintos de documentación:


Documentación del Sistemade Calidad

Manual de Calidad, procedimientos globales.
Procedimientos principales y/o específicos.
Procedimientos de apoyo e instructivos.
Registros de calidad.

Manuales corporativos

Normas y/o documentos externos, manuales técnicos, manuales de operatividad y otra información relacionada con el rubro.

5.1. Documentación del Sistema de Calidad

Codificación del Sistema de CalidadEl código de identificación que aparece en el encabezado de cada procedimiento es único, y está conformado por un sistema alfanumérico.

Este código posee el siguiente formato:

AA-BBB-CC.DD.EE

AA es un campo alfabético que identifica el tipo de documento. Puede asumir los siguientes valores:

PG Procesos de Gestión
PP Procesos Principales
PA Procesos de Apoyo
IT Instructivosde Trabajo
RC Registros de Calidad
GR Guías de Referencia

BBB es un campo alfabético que identifica el origen del procedimiento. Asume los siguientes valores:

GG Gerencia General
GC Gestión de Calidad
ADM Administración
MKT Marketing


CC es un campo numérico que identifica el número secuencial del procedimiento por tipo, límite de validez y origen. Puede asumirvalores entre “01” y “99”.

DD es un campo numérico que identifica el número secuencial del instructivo de acuerdo al procedimiento al que pertenece. Asume valores entre “01” y “99”.

EE es un campo numérico que identifica el número secuencial del registro de acuerdo al procedimiento o instructivo al que pertenece. Asume valores entre “01” y “99”.

Por ejemplo:

Si se trata de unprocedimiento de Reclutamiento, Selección y Contratación de Personal, la codificación sería la siguiente:

PA-ADM-01

Este procedimiento cuenta con un registro que es el formulario de Registro de Hoja de Vida del Personal, cuya codificación sería:

RC-ADM-01.0.03

Que indica que es el primer Registro de Calidad, que no tiene instructivo, perteneciente al procedimiento de Reclutamiento,Selección y Contratación de Personal, cuya unidad de origen es Administración.

Aprobación de los documentos del Sistema

El Manual de Calidad y los procedimientos globales son revisados y aprobados por la Gerencia General de Biopetrol. El resto de los documentos (procedimientos principales, procedimientos de apoyo, instructivos) son aprobados por el Gerente General previa revisión de los...