control de documentos

Control de Documentos y
Registros
CODIGO PROC – CDR – 07

Procedimiento obligatorio del Sistema de
Gestión de Calidad Control de Documentos y
Registros
Código :PROC-CDR-

Versión formato: 07

Vigencia documento: 03/03/2013

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Procedimiento Obligatorio del Sistema de Gestión de Calidad
Control de documentos y registros.
1. Objetivo
Establecer la metodología paragenerar, aprobar, distribuir y controlar los documentos
asociados a los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad de la Corporación Municipal
de Lo Prado; según el modelo Normativo ISO 9001.Ademas, establece la metodología para
asegurar que los registros estén debidamente identificados, almacenados, protegidos,
accesibles, legibles; así como el tiempo de retención y su disposición

2.Alcances
El procedimiento se aplica a todos los documentos y registros que son parte del alcance del
Sistema de Gestión de Calidad, según el requisito 4.2 de la Norma ISO 9001.

3. Términos y Definiciones
Concepto

Definición

SGC

Sistema de Gestión de calidad

SG

Secretario General

RP

Responsable de proceso

CMLP

Corporación Municipal de lo Prado

RDGC

Representantede la Dirección de SGC

Documento interno

Son documentos controlados, generados dentro de la CMLP forma
parte del Sistema de Gestión de Calidad Ejemplo: Manual de
calidad, revisión de SGC, procedimientos, Instructivos, lista de
seguimiento, matrices, informes, actas, planes, programas.

Documento externo

Son documentos controlados, de origen externo al SGC , ejemplo:
Normal legales,Reglamentos, Decretos, Resoluciones técnicas u

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Registros
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Vigencia documento: 03/03/2013

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otros ;por la cual se rige el que hacer de la CMP
Documento
Controlado

Se entiende como documento controlado todo documento que
forma parte delSistema de Gestión de Calidad y que requiere de
una lista de distribución, de forma de asegurar que sean usados
sólo los documentos vigentes, previendo el uso no intencionado de
documentos obsoletos, para la realización de las actividades. Los
documentos se clasifican de acuerdo a su origen como internos o
externos.

Documento
Obsoleto

Documento que ha sido
inmediatamente siguiente.Procedimiento

Proceso documentado. Su objetivo es especificar las actividades
que el personal debe realizar en cada proceso.
Manera específica de realizar una actividad. Su objetivo es
complementar los pasos de un proceso, detallando más claramente
los caminos a seguir para que el proceso cumpla con la calidad
esperada. Para efectos de este procedimiento, existe el instructivo
para larealización de procedimientos del SGC de la CMLP.

Instructivo:

reemplazado

por

la

versión

Diagrama de Flujo

Representación grafica de secuencia de las actividades de un
proceso.

Formato

Documento empleado para el registrar información que da
evidencia de la ejecución de una actividad. Normalmente, se debe
nombra en el anexo del procedimiento; y se encuentran disponibles
enla Web de la CMLP

Manual de la
Calidad ISO 9001

Documento controlado que describe el Sistema de Gestión de
Calidad y sus elementos.

Registros

Se entiende por registro, a todos los documentos generados como
resultados de un proceso y/o durante la ejecución de una acción,
con fines de dejar una constancia que dicha acción fue hecha y
conservar sus resultados para posterior análisis.El término
"registros" se refiere a informes, formularios, correspondencia y
cualquier otra documentación que registre resultados obtenidos o

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Gestión de Calidad Control de Documentos y
Registros
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proporcione evidencia de actividades realizadas. Dichos...