Control de documentos

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS

|ELABORADO POR: |REVISADO POR: |APROBADO POR: |
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1. OBJETIVO:
Asegurar que todos los documentos que hacen parte del Sistema de Gestión de la Calidad XXXXXXXXXXX se identifiquen y aprueben antes de su emisión, se revisen y actualicen permanentemente, asimismo que permanezcan legibles y seanefectivamente distribuidas sus versiones en los puntos de uso.

2. ALCANCE:
Aplica a todos los documentos requeridos por el Sistema de Gestión de Calidad, del XXXXXXXXXX

3. DEFINICIONES:
3.1 Actualización
Reforma de un documento para adaptarlo a un cambio (en la operación, en el proceso, en un proceso adicional, etc.). Puede suceder en cualquier momento.

3.2 Revisión
Es el proceso mediante elcual se verifica que los documentos del Sistema de Gestión de Calidad agregan valor al proceso y se ejecutan tal cual se describen.

3.3 Aprobación
Es el proceso mediante el cual se acepta que los documentos estén conformes con el Sistema de Gestión de Calidad.

3.4 Documento Obsoleto
Se considera documento obsoleto aquel que ya no se usa, pero que se guarda por aspectos legales, técnicos o dememoria Institucional.

3.5 Documento Externo
Son documentos que recibe o adquiere la Institución y que provienen de entes externos.

3.6 Documento Magnético
Son documentos que se guardan y se utilizan en medios magnéticos para su consulta o registro.

3.7 I- “pagina web”

Plataforma virtual suministrada por la organización para la divulgación de noticias, políticas y documentación, suvínculo en Internet es XXXXXXXXXXXX.com
4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

4.1 CREACIÓN DE DOCUMENTOS
Si es creación, la persona, elabora el documento correspondiente, teniendo en cuenta el Procedimiento Fundamental PGQ01 y luego diligencia el formato de Creación, Modificación y/o eliminación de Documentos FGQ04 y lo entrega al líder de la gestión correspondiente para su revisión y/oaprobación.

4.2 MODIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Para la modificación de documentos, la persona solicita al Documentador una copia magnética del documento y lo actualiza, teniendo en cuenta el “Procedimiento Fundamental PGQ01. Luego diligencia el formato FGQ04 y lo entrega al líder de la gestión correspondiente para su revisión y/o aprobación.

Nota: Según acuerdo, el Documentador podrárealizar la modificación y/o actualización según instrucciones del líder de proceso.

4.3 ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
Para la eliminación de documentos, la persona diligencia el formato “Solicitud de creación, modificación o eliminación de documentos” FGQ04, el cual debe ser aprobado por el líder de proceso, luego este registro (aprobado), debe ser entregado al Documentador para que aplique lospasos estipulados en el presente documento para el manejo de documentos obsoletos (Punto 4.10).

4.4 REVISIÓN Y APROBACIÓN PARA LA CREACIÓN, MODIFICACIÓN O ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS.
4.4.1 El líder de la gestión correspondiente, revisa el documento que fue creado o modificado, verificando que éste agregue valor al proceso y diligencia la parte que le corresponde del formato FGQ04.

Nota: Encaso de eliminación, el líder verificara junto al Documentador (si aplica), que la eliminación del documento no afecte el correcto funcionamiento del sistema de gestión de calidad.

4.4.2. Si el documento es aprobado por el líder de la gestión correspondiente, entrega el registro aprobado al Documentador, para que éste diligencie el pie de página con las personas y cargos que elaboraron,...