Control Eficaz


“UNIVERSIDAD AUTONOMA DE SINALOA”

ECAM
Escuela de Contabilidad y Administración de Mazatlán.



PROCESO ADMINISTRATIVO II



CONTROL EFICAZ. PARTE II




Mazatlán, Sinaloa; a 29 de noviembre del 2011.
CONTROL EFICAZ.

1.-CONSIDERACIONES FUNDAMENTALES A ESTABLECER UN SISTEMA DE CONTROL

Los gerentes enfrentan una serie de retos para diseñar sistemas de control, queofrezcan retroinformación en forma oportuna y barata, que sea aceptable para los miembros de la organización. Estos retos tienen su origen en las decisiones en cuanto a que se deben controlar y con qué frecuencia se debe medir el avance. El tratar de controlar demasiados elementos de las operaciones, de manera estricta, puede enojar y desmoralizar a los empleados, frustrar a sus gerentes y desperdiciarvalioso tiempo, energía y dinero. Los gerentes quizá se concentran en factores fáciles de medir, por ejemplo la cantidad de personas atendidas en un restaurante, y desatiendan los factores más fáciles de medir. Por ejemplo la satisfacción de la comida, pero, a largo plazo, la satisfacción de la comida podría ser más importante que la cantidad de personas atendida en un periodo dado. La mayorparte de estos problemas se puede evitar mediante un análisis que identifique las áreas clave del desempeño y los puntos estratégicos de control.
Para diseñar un sistema eficiente de control deberán tomarse en cuenta los siguientes aspectos: establecimientos de normas o estándares, instalación de sistemas de información, comparación de las normas con los resultados reales y corrección de lasdesviaciones. Pero para antes se debe puntualizar los requisitos previos indispensables para que, posteriormente, sea posible la implantación de procedimientos de control.

REQUISITOS PREVIOS
Un sistema de control solo podrá implantarse y mantenerse si las demás funciones del proceso administrativo, planeación, organización y control, se encuentran operando correctamente.
La base de laadministración eficiente es, sin duda, una planeación acertada. Sin planes, una empresa o cualquier tipo de institución estará a merced de las circunstancias y actuara o mejor dicho, solo reaccionara ante los problemas inmediatos.
La planeación presupone el establecimiento de objetivos y metas. El control se facilitara notablemente cuando todo el personal de la empresa conozca los principales objetivos que sepretenden y cuando las metas inmediatas de los departamentos y secciones le sean familiares.
Por otra parte, las políticas necesarias en la planeación requieren, desde el punto de vista del control, de algunas condiciones para su funcionamiento eficaz. Por ejemplo, que se hagan por escrito junto con los procedimientos y programas de operación. De esta mane tanto las políticas establecidas comolos procedimientos y los programas servirán en forma mas efectiva a la función de control, ya que no se prestara a confusiones o interpretaciones erróneas.
Las políticas deberán ser realistas en el sentido de que sean de aplicación practica y debidamente coordinadas en las distintas áreas de la empresa. Además, deben de ser lo suficientemente específicas para servir de guía efectiva, pero no atal grado de que resulten rígidas y de difícil aplicación. Deberán adaptarse a las condiciones cambiantes sin perder de vista los objetivos previamente fijados.
Una estructura apropiada de organización es un paso previo indispensable para establecer métodos de control. Por supuesto que el tipo de organización formal mas adecuado variara de acuerdo con las condiciones de la compañía; sin embargo, encualquier situación deberá existir una clara delegación de autoridad con su consecuente fijación de responsabilidades. En una empresa diversificada y con un gran volumen de operaciones es necesario delegar gran parte de la autoridad, de tal modo que sea posible otorgar a los jefes divisionales y estos, a su vez, a sus subordinados, el poder de actuar con independencia y rapidez sin necesidad...