Control Interno De Una Empresa De Compra Y Venta De Semillas

PROCEDIMIENTO DE ALMACEN Y COMPRAS

1. Objetivo
2.1. Establecer criterios que regulen y promuevan el uso eficiente, eficaz y transparente de los recursos, así mismo, que permitan una adecuada administración de los bienes muebles y de consumo, bajo criterios de racionalidad, simplificación y modernización administrativa.

2. Alcances
3.2. El sistema de almacenes loconforman los siguientes tipos de Almacén que controlan y resguardan los diversos bienes de consumo así como los bienes inmuebles con los que cuenta la empresa.
3.3.1. Almacén Materia Prima. (AMP).
3.3.2. Almacén de Material de Laboratorio. (AL)
3.3.3. Almacén de Taller de Mantenimiento. (ATM)
3.3. El Almacén de Materia Prima es el único almacén que controla losbienes adquiridos y solicitados para las diferentes áreas. Además de realizar el registro y control de los bienes y servicios que entran a la planta.
3.4. Será responsabilidad del titular de cada uno de los almacenes tener al día los registros de control de los artículos en su custodia.
3.5. Será responsabilidad del titular de cada uno de los almacenes coordinar a su personal para quelos almacenes estén en buenas condiciones de higiene y seguridad.
3.6. Será responsabilidad del titular de cada uno de los almacenes notificar al área solicitante la incorporación de los bienes cuando se hubiese requerido con anterioridad y que no se hubiese surtido en el momento solicitado.
3.7. Será responsabilidad del titular de cada uno de los almacenes entregar la informacióninherente a los movimientos de entradas y salidas al departamento respectivo de acuerdo a este procedimiento así como cualquier aclaración de los movimientos.

3. Procedimiento
4.8. Almacén de Materia Prima (AMP)
4.9.4. Como Solicitar y recibir productos en planta.
4.9.5.1. El Jefe de AMP realiza inventario y hace su formato de Requisición de Compra (xx-xx-xx) desus necesidades cada lunes. Solo los insumos como grasa, leche en polvo o derivados y caseína son requeridos constantemente en la semana debido a su alta demanda.
4.9.5.2. El Jefe de AMP entrega su formato de Requisición de Compra (xx-xx-xx) al Jefe del Departamento de Compras de acuerdo al Procedimiento de Compras (xx-xx-xx).
4.9.5.3. Al momento de recibir un artículo omercancía de cualquier proveedor el personal del departamento del AMP debe confirmar lo recibido con la factura o en su defecto remisión de venta del producto. Si llegará a faltar una remisión o factura de mercancía al momento de descargar se le solicita directamente al Jefe de Compras.
4.9.5.4. El producto que se recibe debe de ser destinado al área correspondiente, si el artículo esun activo fijo de la empresa este debe ser notificado al departamento de Contraloría para que se levante el inventario necesario de acuerdo a su Procedimiento de Inventarios (xx-xx-xx).
4.9.5.5. En el momento de recibir un producto debe el jefe de AMP informar al jefe de Calidad de la recepción del mismo para que el departamento de Calidad inicie con su inspección de acuerdo alProcedimiento de Inspección Recibo (xx-xx-xx).
4.9.5.6. Cuando un producto es nuevo el jefe de AMP consulta con el Jefe de Planta sobre la periodicidad y uso de ese insumo para agregarlo en las posteriores requisiciones.
4.9.5.7. Cuando un camión llega a la planta a descargar debe el jefe de AMP, buscar los medios para que este sea acomodado en la rampa de descarga y asíevitar la pérdida de tiempos.

4.9.5. Sobre las entradas y salidas de cualquier producto o material del AMP.
4.9.6.8. Cuando sea retirado cualquier producto del AMP debe firmarse el Reporte de Producción (xx-xx-xx), y este se revisa al final del día para asegurar que todo el producto que se retiro coincide con las cuentas realizadas en el transcurso del día y en caso de que...