CONTROL INTERNO EN EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

CONTROL INTERNO
EN EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
Los puntos principales de control interno del área de Recursos Humanos que el auditor va a analizar vienen determinados por las siguientes cuestiones:
a) Existencia de unos criterios claros y escritos en relación a la contratación del personal, la fijación de los salarios, y la confección de los recibos salariales y su pago; teniendo queestar todo ello debidamente autorizado. De este modo, la segregación de las funciones en esta área tiene que estar claramente establecida en el seno de la empresa. 
b) Se deben mantener unos expedientes de personal, los cuales tienen que tener un carácter de estricta confidencialidad, debiendo contener para cada trabajador de la empresa tanto datos de carácter general (nombre, dirección, lugar deresidencia y nacimiento, nº de afiliación a la Seguridad Social, número de familiares a su cargo a efectos de IRPF) como todos aquellos datos de su perfil profesional (referencias, experiencia laborales), personal (tipo de contratación con la compañía, fecha de comienzo en la empresa, departamento, categoría profesional, sueldo inicial, autorización de domiciliación de la nómina, cambios y movilidaddentro de la entidad) y académico (expediente académico, certificados de cursos e idiomas) relevantes. Esta tarea de adecuado registro del personal de la empresa debe estar asignada a algún empleado que, con una jerarquía superior, se ocupe de estos temas, o bien si la empresa dispone de ello, del Departamento de Recursos Humanos.

c) Existencia de organigramas actualizados y medios deseguridad para la custodia de dichos expedientes de personal y toda aquella información confidencial sobre los recursos humanos de la empresa, como el libro de matrícula y el libro de visitas.

d) Establecimiento de procedimientos para la fijación de revisiones, con la periodicidad que la gerencia estime oportuno, sobre aspectos de orden interno como los sueldos y salarios, las vacaciones, ascensos ypromociones, fechas y formas de pago, horas extras, gastos de viaje, cursillos y formación del personal, primas e incentivos al mismo, etc.

e) Existencia de listados-resumen de nominas por mes y trabajador, lo que facilita el control y la comparación de saldos entre períodos, y entre los datos reales y las cifras que se hayan podido presupuestar por los órganos directivos, permitiendo un más rápidoanálisis de desviaciones.
f) Fijación de métodos razonables para la adecuada distribución de todos los gastos relacionados con los recursos humanos entre costes directos, indirectos y generales.
g) En el caso de que la empresa utilice tarjetas de control de tiempos, se debe conciliar las horas pagadas con las que aparecen en ellas.
h) Análisis de la causas de las bajas temporales (índices de absentismolaboral), y de las bajas definitivas.
i) Adecuado cumplimiento de la compañía de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.
j) Existencia de la supervisión de todas las cuestiones laborales por un experto (bien interno o externo) en estos temas.
k) Conciliación de forma periódica entre las cuentas bancarias y los pagos de nóminas:
Los procedimientos, las prácticas y las directrices de controlinterno de una empresa se siguen para proteger sus recursos, y son especialmente importantes durante la grabación, preparación y distribución de la nómina. Tener procedimientos adecuados protege los activos de la empresa al reducir el riesgo de fraude y eliminar errores.

Segregación de funciones
Existen cuatro categorías de tareas relacionadas con la nómina: contratación y promoción de personal,registro y mantenimiento de hojas de tiempo exactos, preparación de la nómina y el pago de los empleados y los impuestos sobre la nómina que deben estar separados por departamentos o personas responsables, si es posible. Además, la designación de un miembro de la administración del examen periódico de los registros bancarios de la empresa relacionada con la nómina más puede garantizar un registro...