Control y cierre del proyecto administracion de proyectos

4 Control y Cierre del proyecto

4.1 Control: Importancia y métodos de control

El control es un proceso mediante el cual se cerciora si lo que ocurre concuerda con lo que supuestamente deberá ocurrir, de lo contrario, será necesario que se hagan los ajustes o correcciones necesarias.

El control dentro de un proyecto se encarga de determinar con precisión tanto el avance de cada una de lasactividades como el que corresponde al proyecto total.

El control de proyectos se desarrolla sobre la base de disponer de la información necesaria, analizada y estructurada de acuerdo con la pirámide de dirección del mismo.  Un eficiente control garantiza la dirección del proyecto a partir de tomar las decisiones  oportunamente.

El análisis de la información y selección de los problemasfundamentales ponderados en función de su importancia, permiten definir una estrategia en el control de ejecución, estudiar variantes posibles para dar las soluciones más factibles  y preparar la información para la toma de decisiones.

Elementos del control:
o Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar lo planeado, para verificar el control de los objetivos que seestablecen en la planeación.
o Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.
o Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes del control, es descubrir las diferencias que se encuentran entre la ejecución y la planeación.
o Establecen medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los errores.

En el control del proyecto esnecesario determinar con precisión tanto el avance de cada una de las actividades como el que corresponde al proyecto total. Una forma efectiva de control es el uso de gráficas que permiten vigilar visualmente el desarrollo de las actividades, y al efecto se utilizarán dos clases de gráficas:

1. Graficas de avance.
2. Graficas de rendimiento.

Importancia.

1. Establece medidas paracorregir las actividades, de tal forma que se alcancen planes exitosamente.
2. Se aplica a todo: a las cosas, las personas y a los actos.
3. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
4. Localiza a los lectores responsables de la administración desde el momento en que se establecen medidas correctivas.5. Proporcionar información acerca de la situación de la ejecución de los planes.
6. Reduce los costos y ahorra tiempo al evitar errores.
7. Su aplicación incide directamente en la realización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso decontrol:
o Cantidad.
o Tiempo.
o Costo.
o Calidad.

Para el control de inventarios se usan desde métodos muy sencillos como tarjetas perforadas, niveles de pedidos y reposición, kardex de entrada y salida, hasta técnicas más complejas como la investigación de operaciones.

- Control de producción.

El objeto fundamental de este control es programar, coordinar e implementar todaslas medidas tendientes a lograr un óptimo rendimiento en las unidades producidas e iniciar el modo, tiempo y lugar más idóneos para lograr las metas de producción.

- Control de compras.

Relacionada fuertemente con el control de inventarios, esta función verifica el cumplimiento de actividades tales como:
a) Selección adecuada de proveedores.
b) Evaluaciones de la cantidad y calidadespecificadas por el departamento solicitante.
c) Control de pedidos desde el momento de su requisición hasta la llegada del material.
d) Determinación del pedido y de orden.
e) Comprobación de precios.

- Control de mercadotecnia.

Se refiere a la evaluación de la eficacia de las funciones a través de las cuales se hace llegar el producto al consumidor; es de vital importancia...