Control

El control como parte esencial del proceso administrativo | | | |
|
|
El control es un proceso que existe en todos los niveles administrativos. Es el resultado de una necesidad, por lo que su concepción va más allá de lo que pudiera verse a simple vista, razón por la que es objeto de análisis por mucho estudiosos del área administrativa y base de éste artículo.
Al control por suorigen se le ha llamado el gemelo de la planeación. En nuestro entorno complejo organizacional, ambas funciones han resultados más difíciles de llevar a cabo y las más importantes en todo departamento de organización comercial, desde las finanzas hasta la mercadotecnia. Los gerentes de hoy deben controlar a su personal, ventas, calidad y costos, para solo mencionar unas cuantas.La gerencia siemprese hará la pregunta, ¿Están conduciendo los esfuerzos administrativos a la realización deseada de los objetivos?. Para responder a ésta pregunta se necesita la evaluación de los resultados. Si los resultados no están dentro de lo que razonablemente se espera, se aplican medidas correctivas. Esta evaluación, y corrección, de ser necesarios constituyen el trabajo del control administrativo y el ejecentral del control.Los gerentes según la concepción anterior, siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que se está haciendo para asegurar que el trabajo de otros está progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo predeterminado. Establecer el plan, distribuir las actividades y la ejecución exitosa no asegura que los objetivos o metas sean cumplidos, pueden presentarse unaserie de imponderables y obstáculos los cuales deben ser superados y todo esto se logra teniendo una vigilancia o control de los planes y su ejecución.Una buena definición de control administrativo dice que se trata de un proceso para garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades planeadas. A partir de esa definición implicará llegar a la conclusión de que el control partedel punto donde termina la planeación. No obstante el control es un concepto más general, uno que también ayuda a los administradores a realizar el seguimiento de la eficacia de su planeación, su organización y su dirección y a tomar medidas correctivas cuando se necesitan.La definición de control que hemos utilizados antes indica lo que se pretende lograr con el control, aunque no indicarealmente que es el control. La definición dada por Robert J. Mockler incluye los elementos esenciales del proceso de control: €œEl control administrativo es un esfuerzo sistemático para fijar niveles de desempeño con objetivos de planeación, para diseñar los sistemas de retroalimentación de la información, para comparar el desempeño real con esos niveles predeterminados, para establecer si haydesviaciones y medir su importancia y para tomar las medidas tendientes a garantizar que todos los recursos de la empresa se utilicen en la forma más eficaz y eficiente posible en la obtención de los objetivos organizacionales€. | |
En función de ésta definición se hace necesario dividir el control en cuatro etapas, siendo estas necesarias a la hora establecer un esquema de control, básico y que enconsideración a su conocimiento particular, Cuello Balnco se la expone de manera sencilla para su aplicación en su respectiva organización:* Establecer parámetros y métodos para medir el rendimiento: En una situación ideal, las metas y los objetivos establecidos en el proceso de planeación estarán definidos en términos claros y mensurables que incluyen plazos específicos. Esto resulta importante porvarios motivos. En primer lugar, las metas definidas vagamente, como por ejemplo €œmejorar las habilidades de los empleados€ hasta que se entienden lo que los administradores empiezan a especificar lo que significa €œmejorar€. Por último, los objetivos definidos con exactitud y mensurables se pueden comunicar con facilidad, así como traducirlos a parámetros y métodos que se puedan usar para...