Coordinación





















1. Objetivos




2. Introducción

“No es suficiente con saber lo que hay que decir, también hay que saber cómo decirlo”
Aristóteles.

La comunicación es el combustible que nos lleva a la meta, al éxito del proyecto, pero… ¿Qué son las comunicaciones del proyecto? Pues son todos los medios y formas con que un proyecto interactúa con susstakeholders.
La gestión de las comunicaciones del proyecto incluye los procesos que se requieren para garantizar la oportuna y adecuada planificación, recolección, creación, distribución, almacenamiento, recuperación, gestión, control, seguimiento y disposición final de la información del proyecto. Los gerentes de proyecto pasan la mayor parte de su tiempo comunicándose con los miembros del equipo y conlos diferentes interesados en el proyecto, ya sean internos o externos a la organización, debido a que la comunicación eficaz crea un vínculo entre las diversas partes interesadas que pueden influir sobre la ejecución del proyecto y su resultado. No es raro encontrarnos ante personas u organizaciones con distintos orígenes culturales, antecedentes organizativos, niveles de experiencia, perspectivase intereses.
Según el Project Management Institute, los jefes de proyecto pasan alrededor del 90% de su tiempo comunicándose. Por esta razón son muy importantes las habilidades interpersonales: Liderazgo, Creación y Gestión de equipos, Motivación, Influenciación, Toma de Decisiones, Negociación y una buena capacidad de Comunicación.






2.1. Procesos

La Figura 10-1 proporciona unadescripción general de los procesos de la Gestión de las comunicaciones del proyecto, incluyendo los siguientes:
10.1 Planificación de la gestión de las comunicaciones – Es el proceso de desarrollar una estrategia adecuada junto con un plan de comunicaciones del proyecto basado en las necesidades y requerimientos de información de las partes interesadas, teniendo en cuenta los activos de laorganización disponibles.
10.2 Gestión de las comunicaciones – Consiste en el proceso de creación, recopilación, distribución, almacenamiento, recuperación y entrega final de la información del proyecto de acuerdo con la gestión de las comunicaciones incluidas en el plan.


10.3 Control de las comunicaciones – Es el proceso de seguimiento y control de las comunicaciones en todo el ciclo de vida delproyecto para asegurar que se cumplen las necesidades de información de los diferentes interesados.
A menudo, las actividades de comunicación que se llevan a cabo en estos procesos, deben tener en cuenta multitud de dimensiones, entre las que a continuación destacamos las más habituales:
Interna (dentro del proyecto) y externa (clientes, proveedores, otros proyectos, organizaciones, el público).Formal (informes, actas, informes) e informal (correos electrónicos, notas, conversaciones ad hoc).
Vertical (arriba y abajo de la organización) y horizontal (con sus compañeros).
Oficial (boletines, informe anual) y no oficial (fuera de las comunicaciones de registro).
Escrita y oral.
Verbal (inflexiones de la voz) y no verbal (lenguaje corporal).
La mayoría de las habilidades decomunicación necesarias son comunes tanto para la dirección general como para la gestión de proyectos, entre las que destacamos como esenciales:
Escuchar de manera activa y eficaz.
Cuestionar las ideas y sondear en las situaciones para garantizar una buena comprensión.
Educar para aumentar el conocimiento del equipo y ayudar a que sean más eficaces.
Determinación de los hechos para identificaro confirmar la información.
Establecimiento y gestión de las expectativas.
Persuadir a una persona, un equipo o una organización para llevar a cabo una acción.
Motivar, dar aliento o consuelo.
Coaching para mejorar el rendimiento y lograr los resultados deseados.
Capacidad de negociación para alcanzar acuerdos mutuamente aceptables entre las partes.
Resolver conflictos para evitar...