Correspondencia combinada

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  • Publicado : 4 de noviembre de 2011
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Correspondencia combinada es:

Relacionar un documento principal, que contiene el texto en común a todos los documentos, con una base de datos, que almacena la información que varia de un documento a otro. De esta manera, se generan automáticamente tantos documentos o impresiones distintas como unidades de información tenga la base de datos, sin necesidad de tipiar cada documento.

Los camposson:
Conjuntos de códigos que indican la incorporación automática, en el documento de textos, gráficos, números de páginas y otros elementos. Por ejemplo: el campo fecha, que inserta la fecha actual en la posición del cursor, y el campo hora, que inserta la hora actual.

En una tabla tenemos filas (REGISTROS) y columnas (CAMPOS)
Ejemplo:
CLAVE NOMBRE APELLIDO TELEFONO
237654 Juanita Banana2541 2514
654326 Pedro Plátano 2578 3589
En el caso de esta pequeña tabla, tenemos los nombres de cuatro campos.
1. clave
2. nombre
3. apellido
4. teléfono
Y los datos de las columnas son del mismo tipo, ya sea números o textos, en este caso nombres y apellidos.
Los registros o filas son entonces todos los datos pertenecientes a la clase 237654 de la escuela santa Juana

Paracombinar correspondencia, seguimos los siguientes pasos:

Seleccione el documento inicial: Se especifica el documento que se empleará como base para realizar la combinación. Se puede utilizar el documento que actualmente se tenga abierto, o bien crear un documento, comenzar a partir de uno existente o comenzar desde una plantilla.
Seleccione el tipo de documento: Se selecciona el tipo de documentoa combinar, bien sea cartas o correo electrónico.
Insertar bloque de direcciones: Se puede elegir un origen de datos para las direcciones, agregar direcciones o escribir en una lista de direcciones nueva. Es posible seleccionar la opción de Bloque de direcciones y asignar los campos correspondientes mediante los cuadros de diálogo. Se pueden utilizar los botones de navegación para obtener unavista previa de la información del registro de datos.

Crear un Saludo: Se especifican las propiedades del saludo. Si la base de datos de combinar correspondencia contiene información acerca del género, se pueden especificar saludos diferentes según el género que tenga el destinatario.
En la sección Insertar Saludo Personalizado, se pueden crear saludos con respecto al género, se seleccionarespectivamente el nombre del campo de la base de datos de direcciones que contenga la información correspondiente al género y se le asigna un respectivo valor.
En el caso que no se quiera utilizar un saludo personalizado se debe seleccionar la opción de Saludo General.
Ajustar Diseño: Permite especificar la posición de los bloques de direcciones y los saludos en los documentos.
Editar Documento:Aquí se indica el número de registro de la dirección de un destinatario para obtener una vista previa del documento de combinar correspondencia para el destinatario, en la opción Destinatario. De igual forma, se puede excluir algún destinatario si así se desea. También brinda la opción de editar el documento directamente sin tener que reiniciar luego el asistente.
Personalizar Documento: En este pasose edita el documento de cada destinatario de manera particular, realizando cambios y modificaciones a cada uno de ellos sin necesidad de salir del asistente.
Guardar, Imprimir o Enviar: Permite al usuario especificar las opciones de salida de los documentos de combinar correspondencia. Luego de haber seleccionado la opción según convenga, se hace clic en Finalizar para salir del asistente.
Lascombinaciones de correspondencia de Word generan documentos como, por dar un ejemplo común, cartas modelo personalizadas con información como los nombres y las direcciones de los usuarios a los que se enviarán. Con Acrobat PDFMaker, se pueden evitar algunos pasos del proceso usando un documento de combinación de correspondencia de Word y el archivo de datos correspondiente para generar las...
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