Correspondencia Y Archivo
Páginas: 12 (2964 palabras)
Publicado: 7 de octubre de 2012
REPUBLICA DE COLOMBIA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO
GUIA PARA LA ORGANIZACION
Y EL MANEJO DE ARCHIVOS DE
GESTION y transferencias documentales
SANTAFE DE BOGOTA, DICIEMBRE DE 1998
INTRODUCCION
El Grupo de Correspondencia y Archivo, es la Unidad administrativa dependiente de laSecretaría General; cuyo objetivo es garantizar la adopción y aplicación de políticas normalizadas para el manejo, la radicación y distribución de la correspondencia y procurar la adecuada conservación y organización de los Archivos de Gestión en las dependencias y en el Archivo Central del Archivo General de la Nación, de manera que facilite a los usuarios internos y externos la recuperación, elacceso y la oportunidad en la consulta, de los documentos de archivo de la entidad y la preservación de la memoria institucional.
Por tanto, la presente guía tiene como fin disponer de una herramienta que permita desarrollar los procesos archivísticos relacionados con la gestión documental en la primera fase de formación del archivo, de manera precisa, secuencial y uniforme en atencióna las políticas, normas, métodos y procedimientos establecidos por el Archivo General de la Nación, en lo que tiene que ver con la producción, recibo, radicación, trámite, distribución, retención, almacenamiento, recuperación, protección y transferencia documental, en los Archivos de Gestión del Archivo General de la Nación.
El Grupo de Correspondencia y Archivo espera que esta guía seconvierta en elemento orientador para quienes tienen la responsabilidad de producir, recibir y administrar los archivos de oficina de esta entidad.
UTILIZACION DEL SERVICIO DE CORRESPONDENCIA
ENVIO DE CORRESPONDENCIA EXTERNA
Toda comunicación producida por el Archivo General de la Nación, con intención de ser enviada a otra entidad o particulares, debecumplir los requisitos descritos en el Manual de Métodos y Procedimientos del Grupo de Correspondencia y Archivo (Resolución, 234 de 1998) en lo atinente a modelo para la elaboración de cartas y Telefax.
Tales comunicaciones sólo podrán tramitarse cuando el remitente sea el Director General, Secretario General, Jefe de División, Jefe de Grupo, Jefe de Control Interno, Jefe de OPA y Asesoro Asistente de Dirección, u otro funcionario, cuando haya sido delegado para tal fin.
Para la producción y trámite de cartas, tenga en cuenta las siguientes observaciones:
• Utilice papel membreteado con el logotipo y datos del AGN
• Las cartas se producen en original y dos copias (Original para el destinatario, primera copia para la oficina remitente y segunda copia para elconsecutivo de correspondencia) produzca copias adicionales cuando se requiera informar a un destinatario distinto del principal.
• Escriba todos los datos con justificación a la izquierda y el texto del documento debidamente alineado o justificado a la derecha.
Adicionalmente; en la primera línea a continuación del código, es necesario consignar el número de radicado de la comunicación a lacual se le está dando respuesta. (Rad: 2835)
Ejemplo:
XX (Logo AGN)
302 - Rad: 2835
Datos del DestinatarioAsunto: __________________
Texto.....................
Firma del remitente
Nombre del remitente
Cargo...
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO
GUIA PARA LA ORGANIZACION
Y EL MANEJO DE ARCHIVOS DE
GESTION y transferencias documentales
SANTAFE DE BOGOTA, DICIEMBRE DE 1998
INTRODUCCION
El Grupo de Correspondencia y Archivo, es la Unidad administrativa dependiente de laSecretaría General; cuyo objetivo es garantizar la adopción y aplicación de políticas normalizadas para el manejo, la radicación y distribución de la correspondencia y procurar la adecuada conservación y organización de los Archivos de Gestión en las dependencias y en el Archivo Central del Archivo General de la Nación, de manera que facilite a los usuarios internos y externos la recuperación, elacceso y la oportunidad en la consulta, de los documentos de archivo de la entidad y la preservación de la memoria institucional.
Por tanto, la presente guía tiene como fin disponer de una herramienta que permita desarrollar los procesos archivísticos relacionados con la gestión documental en la primera fase de formación del archivo, de manera precisa, secuencial y uniforme en atencióna las políticas, normas, métodos y procedimientos establecidos por el Archivo General de la Nación, en lo que tiene que ver con la producción, recibo, radicación, trámite, distribución, retención, almacenamiento, recuperación, protección y transferencia documental, en los Archivos de Gestión del Archivo General de la Nación.
El Grupo de Correspondencia y Archivo espera que esta guía seconvierta en elemento orientador para quienes tienen la responsabilidad de producir, recibir y administrar los archivos de oficina de esta entidad.
UTILIZACION DEL SERVICIO DE CORRESPONDENCIA
ENVIO DE CORRESPONDENCIA EXTERNA
Toda comunicación producida por el Archivo General de la Nación, con intención de ser enviada a otra entidad o particulares, debecumplir los requisitos descritos en el Manual de Métodos y Procedimientos del Grupo de Correspondencia y Archivo (Resolución, 234 de 1998) en lo atinente a modelo para la elaboración de cartas y Telefax.
Tales comunicaciones sólo podrán tramitarse cuando el remitente sea el Director General, Secretario General, Jefe de División, Jefe de Grupo, Jefe de Control Interno, Jefe de OPA y Asesoro Asistente de Dirección, u otro funcionario, cuando haya sido delegado para tal fin.
Para la producción y trámite de cartas, tenga en cuenta las siguientes observaciones:
• Utilice papel membreteado con el logotipo y datos del AGN
• Las cartas se producen en original y dos copias (Original para el destinatario, primera copia para la oficina remitente y segunda copia para elconsecutivo de correspondencia) produzca copias adicionales cuando se requiera informar a un destinatario distinto del principal.
• Escriba todos los datos con justificación a la izquierda y el texto del documento debidamente alineado o justificado a la derecha.
Adicionalmente; en la primera línea a continuación del código, es necesario consignar el número de radicado de la comunicación a lacual se le está dando respuesta. (Rad: 2835)
Ejemplo:
XX (Logo AGN)
302 - Rad: 2835
Datos del DestinatarioAsunto: __________________
Texto.....................
Firma del remitente
Nombre del remitente
Cargo...
Leer documento completo
Regístrate para leer el documento completo.