Archivo y correspondencia

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Cronología
Los documentos deben ordenarse en orden cronológico es decir, archivarlos según vayan llegando.
Para considerar un archivo eficaz, debemos considerar su relación calidad/precio, esto es, elegir de todas las opciones la que nos produzca este ratio más alto, que será la que nos proporcione mayor calidad a menor precio.
Para medir la calidad de un archivo, se emplean diversosparámetros que vamos a analizar:
Rapidez, también conocida como precisión, aunque presenta un valor engañoso, ya que, cuanto más alto es su índice, nuestro archivo será menos rápido o preciso. La fórmula para saber la precisión o rapidez de nuestro archivo es la siguiente
Documentos no encontrados a tiempo
RAPIDEZ= X 100
Documentos buscados
Para medir la adecuación de nuestro archivo a losmateriales que estamos usando es preciso que determinemos qué clase de archivo es. Para ello calcularemos la frecuencia. Para considerar nuestro archivo adecuado, este ratio debe ser inferior o igual a 0,5; es decir, deberemos no encontrar, como máximo, uno de cada doscientos documentos que busquemos. Su fórmula se expresa así
Documentos consultados
Frecuencia = x 100
Documentos guardados

Mixta
Unarchivo mixto es el cual es utilizado para guardar información escritural por lo menos de dos aspectos diferentes, aunque es conveniente en todos los casos que sea información vinculante. Por ejemplo en el mismo fichero agrupar fichas de Deudores por Ventas en cuenta corriente y documentados, o Deudores por Ventas de Capital y Gran Buenos Aires.

En todos los casos de utilización de ficherosmixtos es conveniente la identificación de las fichas por ejemplo con borde superior de diferentes colores.

Generalmente este uso de ficheros se efectúa en empresas con poco volumen de información a archivar y actualizar ya que se esté fuera más importante no hay duda que es mas practico y menos oneroso el uso de la computadora.
En el archivo mixto se combinan las dos formas de archivo.
oIndividual; cada trabajador tiene sus propios archivos a consultar.
o Departamental; cada departamento guarda los archivos que maneja.
o General; sirve para guardar los archivos procedente de los distintos departamentos

Alfabético
Es uno de los sistemas más sencillos y empleados con más frecuencia en los archivo. Consiste en ordenar tomando como referencia las letras del alfabeto, según el ordenen que aparecen en el mismo. Cuando un nombre se compone de varias palabras hay que determinar cuál es la palabra principal o palabra ordenatriz, es decir aquella que vamos a tomar como clave, referencia o guía para la clasificación; el resto de las palabras del nombre están subordinadas a éstas. La palabra ordenatriz sigue unas normas:
• Nombres de personas individuales: la ordenatriz es elprimer apellido, si dos nombres tienen el mismo apellido, se ordena por el segundo y si también coinciden por el nombre propio.
• Cuando hay apellidos compuestos: Si están separados o no por un guión, se toman como una sola palabra a efectos de su clasificación.
• Cuando incluyen artículos o alguna otra partícula complementaria:
• Cuando son nombres españoles las partículas gramaticales no setendrán en cuenta.
• Cuando son nombres extranjeros, ante la duda, si tendremos en cuenta para su clasificación.
• Nombres de empresas o instituciones:
• Si incluyen un nombre propio se sigue el mismo criterio que en las personas físicas y si van acompañados de hijos de … viuda de… no se tendrá en cuenta.
• Palabras genéricas que forman parte del nombre como por ejemplo bar, papelería,tampoco se tendrá en cuenta. Siempre tomaremos como ordenatriz el primer nombre significativo que aparezca en la denominación de la empresa.
• Nombres de organismos oficiales o instituciones: sí tomamos como ordenatriz en nombre genérico, Ministerio de Trabajo, Banco Central-
• Empresas conocidas por las siglas del nombre, se ordenarán por las mismas.

Informático
Para mantener organizada...
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